Business Intelligence: Prendere decisioni, non creare dashboard

La maggior parte dei progetti di BI ha successo dal punto di vista tecnico, ma fallisce nella pratica. I dashboard vengono realizzati, i grafici sono colorati, i dati scorrono… e sei mesi dopo nessuno li apre più. Il motivo è solitamente che i dashboard sono stati progettati per visualizzare i dati disponibili piuttosto che per rispondere a domande.

Partite dalla decisione

L’ordine corretto è il seguente: quale decisione intende prendere, a quale domanda tale decisione richiede una risposta, quale indicatore fornisce tale risposta e da quali dati viene calcolato quell’indicatore. Procedere al contrario — «abbiamo questi dati, cosa dovremmo mostrare?» — porta alla creazione di dashboard che nessuno utilizza.

Un esempio concreto. Decisione: quale gruppo di prodotti merita un investimento nelle scorte. Domanda: quale gruppo garantisce una rotazione rapida e mantiene il margine. Metrica: rotazione delle scorte e margine lordo. Dati: andamento delle vendite e costo delle scorte. Una volta stabilita questa sequenza, il dashboard può consistere in una singola tabella — ma verrà consultato ogni settimana.

Scelta delle metriche

• È collegata a un’azione. Se sapete cosa farete quando il dato peggiora, si tratta di una buona metrica. In caso contrario, è solo un’informazione.
  
• Ha un unico responsabile. Una metrica senza un responsabile non viene seguita.
  
• È difficile da manipolare. Se il team può migliorare l’indicatore danneggiando l’azienda, l’indicatore è sbagliato. Ridurre il tempo di gestione delle chiamate mettendo fretta ai clienti è il caso classico.
  
• È comparativo. Un numero di per sé non significa nulla; acquisisce significato se confrontato con un periodo precedente, un obiettivo o un’unità di riferimento.
  

La qualità dei dati viene prima di tutto

• Definizioni condivise: Cosa si intende per «vendite»: ordini, spedizioni o fatture? I resi vengono detratti? Se i reparti utilizzano definizioni diverse, i dashboard risulteranno contraddittori.
  
• Completezza: Se i campi relativi a categoria, regione o addetto alle vendite vengono lasciati vuoti, la reportistica segmentata risulta impossibile.
  
• Tempistica: Il ritardo tra il momento in cui avviene una transazione e quello in cui viene registrata distorce i confronti tra periodi.
  
• Un'unica fonte: Lo stesso indicatore che produce due valori diversi in due sistemi diversi mina la fiducia nell’intero report.
  

Progettazione del dashboard

• Deve stare in un’unica schermata. Una dashboard che richiede lo scorrimento è una dashboard la cui metà inferiore non viene mai visualizzata.
  
• La metrica più importante è posizionata in alto a sinistra. È lì che si posa lo sguardo.
  
• Il colore è riservato alle eccezioni. Quando tutto è colorato, nulla risalta.
  
• Il tipo di grafico è adeguato ai dati. Linee per le serie temporali, barre per il confronto tra categorie. I grafici a torta smettono di essere leggibili se contengono più di due settori.
  
• L’attualità dei dati è visibile. Una dashboard priva di un timestamp «al» non ispira fiducia.
  

Trasformare i report in decisioni

• Una breve revisione settimanale che copra solo le metriche che hanno registrato variazioni.
  
• Un responsabile e un’azione definiti per ogni scostamento.
  
• Le azioni della settimana precedente vengono esaminate all’inizio della sessione successiva.
  
[*]Le metriche che non hanno portato ad alcuna decisione negli ultimi tre mesi vengono rimosse dalla dashboard.

Avvisi automatici

Il reporting più efficiente è quello che non attende di essere consultato. Gli avvisi basati su soglie — livelli critici delle scorte, crediti scaduti, vendite inferiori all’obiettivo — dovrebbero raggiungere autonomamente la persona interessata. Aspettare che qualcuno apra una dashboard significa aspettare che il problema si aggravi.

In sintesi

La BI non è un progetto di visualizzazione; è un progetto incentrato sul processo decisionale. Partite dalla decisione e procedete a ritroso verso i dati, mantenete un numero ridotto di metriche e assegnate a ciascuna di esse un responsabile e un’azione da intraprendere. Eliminare le metriche inutilizzate è importante tanto quanto aggiungerne di nuove.

Possiamo individuare insieme quali metriche dovreste monitorare con la Business Intelligence e il Reporting di Mekjoy.