Software per le risorse umane: dai fascicoli del personale alla valutazione delle prestazioni

Il software per le risorse umane viene spesso confuso con il software per la gestione delle buste paga. Quest’ultimo è uno strumento di calcolo, mentre il software per le risorse umane regola le modalità di raccolta dei dati su cui si basa tale calcolo. È proprio questa differenza a causare il trambusto che si avverte a fine mese.

Quando l’organico supera la trentina, le richieste di ferie, i registri degli straordinari e i documenti del personale non possono più essere gestiti tramite e-mail e supporti cartacei. Questo articolo illustra l’ordine in cui integrare i processi delle risorse umane in un sistema.

Primo livello: il fascicolo personale

Tutto si basa sulla conservazione dei documenti dei dipendenti in un unico luogo, corredati delle relative date:

• Dati identificativi e recapiti — compresi l’indirizzo attuale e il contatto di emergenza.
  
• Contratti e modifiche — con la cronologia delle variazioni salariali.
  
• Formazione e certificati — in particolare la formazione sulla sicurezza, con le relative date di scadenza.
  
• Attrezzature assegnate — telefono, computer portatile, veicolo, chiavi.
  
• Cartelle cliniche e date delle visite mediche — per il monitoraggio delle visite mediche periodiche.
  

La digitalizzazione dei documenti non è sufficiente; qualsiasi documento con una data di scadenza deve generare un promemoria. La presenza in sede di un dipendente la cui formazione sulla sicurezza sia scaduta costituisce un rischio diretto in materia di conformità.

Livello due: Ferie e assenze

• Il diritto alle ferie viene calcolato automaticamente. Il diritto alle ferie annuali deriva dalla data di assunzione e dall’anzianità di servizio; se gestito manualmente, gli errori sono inevitabili.
  
• Il riporto delle ferie non godute viene gestito correttamente. Il riporto dei giorni non goduti all’anno successivo è la voce più comunemente soggetta a errori di calcolo.
  
• La catena di approvazione funziona correttamente. Una richiesta giunge al responsabile; una volta approvata, viene automaticamente inserita nel calendario e nel registro delle presenze.
  
• I conflitti di date sono visibili. Al momento dell’approvazione deve essere visibile il numero di persone dello stesso team già assenti quel giorno.
  

Livello tre: Presenze e straordinari

Le presenze costituiscono il dato di base per il calcolo delle retribuzioni. Presenze errate comportano retribuzioni errate, e correggerle è sia costoso che dannoso per la fiducia. Da tenere sotto controllo:

• Definizioni dei turni: I turni notturni, i giorni di riposo settimanali e i giorni festivi vengono calcolati con tariffe diverse.
  
• Fonte dei dati: Dati provenienti da tornelli, sistemi biometrici o registrazioni tramite dispositivo mobile che confluiscono automaticamente nel sistema. L’inserimento manuale rappresenta l’anello più debole.
  
• Flusso di approvazione: Approvare gli straordinari in anticipo è di gran lunga più economico che contestarli in seguito.
  
• Codici di assenza: Distinguere chiaramente tra assenze per malattia, permessi non retribuiti e assenteismo, garantendo la coerenza con gli obblighi di rendicontazione previsti dalla legge.
  

Livello quattro: Assunzioni

L’assunzione è solitamente l’ultimo processo ad essere sistematizzato, eppure è proprio qui che si verifica la maggior parte delle perdite di dati. Gli elementi essenziali: pubblicazione delle posizioni aperte, un database di candidati, note sui colloqui visibili a tutte le persone coinvolte e feedback registrati.

Anche i dati dei candidati hanno un limite di conservazione. L’anonimizzazione automatica dei record dei candidati scaduti è una funzionalità che ci si deve aspettare dal sistema.

Livello cinque: Rendimento

• Definire obiettivi misurabili. «Lavorare in modo più efficiente» non è un obiettivo; «ridurre il tasso di errore nelle spedizioni al di sotto del 2 per cento» sì.
  
• Non effettuare valutazioni con frequenza eccessiva. Due valutazioni ben condotte all’anno sono preferibili a quattro valutazioni superficiali.
  
[*]Collegare il risultato a un’azione concreta. Una valutazione non collegata a un percorso formativo, a un cambiamento di ruolo o a una decisione retributiva diventa una mera formalità.

Integrazione con il sistema di gestione delle retribuzioni

Il software HR non deve necessariamente calcolare autonomamente le retribuzioni; ciò che conta è che i dati relativi alle presenze e alle assenze giungano al sistema di gestione delle retribuzioni senza errori. Chiarite la frequenza dei trasferimenti, a quale sistema appartengono i dati e il percorso di feedback quando sono necessarie correzioni.

In sintesi

Il software per le risorse umane non riduce il carico di lavoro del team HR; piuttosto, sposta tale lavoro dalla gestione della documentazione cartacea alla gestione delle persone. La maggior parte dei benefici si manifesta nei primi mesi, una volta che i fascicoli del personale e le ferie sono stati configurati correttamente. Rimandate la valutazione delle prestazioni fino a quando non saranno disponibili dati a supporto.

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