Dai fogli di calcolo all’ERP: migrare i dati senza perderli

La maggior parte delle aziende che passano dai fogli di calcolo all’ERP ritiene che l’installazione del software sia la parte più difficile. Non è così. La parte più complessa consiste nel trasformare anni di dati accumulati in un formato compatibile con il nuovo sistema — e tale operazione richiede solitamente più della metà del tempo previsto per il progetto. Se la si trascura, il nuovo sistema produrrà dati errati sin dal primo giorno.

La presente guida affronta la migrazione dal punto di vista dei dati. L’ordine è fondamentale; invertire i passaggi genera errori difficili da correggere in seguito.

Fase uno: decidere cosa trasferire

Non è necessario migrare tutto, e non dovreste farlo. Suddividete i dati in tre gruppi:

• Da migrare: Prodotti attivi, clienti attivi, quantità attuali di magazzino, ordini in corso, saldi in sospeso.
  
• Da archiviare: Dettagli delle transazioni relativi agli esercizi chiusi. Conservate una copia in sola lettura anziché caricarla nell’ERP.
  
• Da tralasciare: Prodotti che non hanno registrato movimenti negli ultimi due anni, record duplicati dei clienti, voci di prova.
  

La migrazione della cronologia delle transazioni pregresse è allettante ma costosa. Se la qualità dei dati è scadente, anche i report storici risulteranno errati e la fiducia nel sistema svanirà già nella prima settimana. È più opportuno conservare la cronologia in un archivio e avviare l’ERP con un sistema pulito.

Fase due: pulizia dei record relativi a prodotti e clienti

Gli elenchi sviluppati su fogli di calcolo presentano gli stessi problemi:

• Duplicati: «ABC Ltd.», «ABC Limited» e «abc ltd» risultano come tre clienti distinti. Unirli in base al codice fiscale.
  
• Mancanza di uno standard di codifica: Se i codici prodotto sono stati creati secondo logiche diverse, la ricerca e il raggruppamento non funzioneranno. Concordare una regola di codifica prima della migrazione.
  
• Confusione sulle unità di misura: Se lo stesso prodotto viene registrato a volte in pezzi e a volte in casse, la quantità in magazzino perde di significato. Scegliere un’unità di base per ogni prodotto e definire separatamente i fattori di conversione.
  
• Campi obbligatori vuoti: L’assenza dell’aliquota fiscale, dell’unità di misura o della categoria bloccherà il caricamento.
  

Fase tre: scegliere la data di passaggio

• Opzione ottimale: l’inizio dell’anno fiscale. I saldi iniziali si formano naturalmente e i confronti rimangono chiari.
  
• Seconda opzione: il primo giorno del mese. Un passaggio a metà mese rende la riconciliazione particolarmente complessa.
  
• Mai durante l’alta stagione. Un team non può imparare a utilizzare un nuovo sistema e gestire contemporaneamente le settimane di maggiore attività.
  

Fase quattro: creare i saldi iniziali

• Scorte: Quantità verificate tramite un conteggio fisico, con i relativi costi unitari. L’inserimento delle scorte iniziali senza un conteggio compromette il Suo primo rendiconto dei costi.
  
• Saldi clienti e fornitori: Idealmente suddivisi per fattura. Un unico saldo forfettario rende impossibile la successiva corrispondenza dei pagamenti.
  
• Cassa e conto corrente: Saldi effettivi al momento del passaggio al nuovo sistema, riconciliati con gli estratti conto.
  
• Ordini in sospeso: Ordini di vendita non ancora spediti e ordini di acquisto non ancora ricevuti.
  

Fase cinque: il funzionamento in parallelo

L’esecuzione delle transazioni critiche in entrambi i sistemi per un mese consente di individuare gli errori in un ambiente di test anziché in produzione. Le regole:

• Limitatevi a un mese. Se il periodo è più lungo, il team inizierà a utilizzare entrambi i sistemi con scarsa attenzione.
  
• Confrontate settimanalmente tre dati: vendite totali, valore totale delle scorte, saldo totale dei clienti.
  
• Quando si verifica una discrepanza, individuatene la causa prima di proseguire.
  
[*]Comunicate in anticipo la data di conclusione e rendete il vecchio sistema di sola lettura a partire da tale data.

Errori comuni

Trasferire le vecchie abitudini nel nuovo sistema. Insistere sul fatto che «abbiamo sempre fatto così» e utilizzare l’ERP come un foglio di calcolo annulla i vantaggi della migrazione.

Trasferire tutti contemporaneamente. Iniziare da un reparto e applicare gli insegnamenti acquisiti agli altri è di gran lunga meno rischioso.

Effettuare il caricamento senza un backup. Eseguite un backup del database prima di ogni caricamento in blocco. Una sola colonna mappata in modo errato può danneggiare migliaia di record.

In sintesi

Il passaggio dai fogli di calcolo all’ERP è un progetto incentrato sui dati, non una semplice installazione di software. Decidere cosa non migrare è importante tanto quanto decidere cosa migrare. Scegliete la data di transizione in base al calendario contabile, verificate i saldi di apertura con un conteggio fisico e mantenete la fase di funzionamento in parallelo breve ma rigorosa.

Possiamo esaminare i vostri attuali fogli di calcolo e definire l’entità del lavoro necessario per renderli pronti alla migrazione. Contattateci per discutere dei vostri processi.