Dodici domande da porre a un fornitore di sistemi ERP prima di firmare il contratto
Dodici domande da porre a un fornitore di ERP prima di firmare
Le demo degli ERP si assomigliano tutte. Le schermate scorrono fluidamente, i dati di esempio sono ben organizzati e a ogni domanda viene data una risposta del tipo “sì, è possibile”. Ciò che distingue realmente i fornitori non è ciò che mostra la demo, bensì l’insieme di argomenti che nessuno solleva a meno che non li si richieda espressamente.
Ottenga risposte scritte alle seguenti domande prima di firmare. «Si può fare» non è una risposta; chieda poi «come, in quali tempi e a quale costo».
Dati e proprietà
1. I dati sono di mia proprietà e posso esportarli quando desidero? La risposta dovrebbe essere sì, e il formato dovrebbe essere chiaro: un backup del database o solo esportazioni in fogli di calcolo a livello di schermata? Abbandonare un sistema che offre solo esportazioni a schermo è molto costoso.
2. Dove vengono archiviati i dati? Nel Paese o all’estero? Ciò comporta obblighi di conformità. Se l’hosting avviene su cloud, richieda per iscritto la frequenza dei backup e i tempi di ripristino garantiti.
3. Cosa succede ai miei dati al termine del contratto? Per quanto tempo è possibile scaricare i dati prima che l’accesso venga interrotto? Questo deve essere specificato per iscritto nel contratto.
Personalizzazione e flessibilità
4. Come vengono gestiti i requisiti non standard? Esistono tre possibilità: schermate di configurazione, sviluppo personalizzato o «impossibile». Verifichi durante la demo, con un esempio concreto, in quale categoria rientra il Suo requisito.
5. Le personalizzazioni vengono mantenute in caso di aggiornamenti di versione? Questa è la sorpresa più costosa nel mondo dell’ERP. Le personalizzazioni realizzate modificando il codice di base possono essere sovrascritte ad ogni aggiornamento. Chieda per iscritto in che modo le personalizzazioni ne risentono.
6. Il mio team può modificare schermate e report? A seconda del fornitore, ogni piccola modifica ai report comporta costi sia in termini di denaro che di tempo.
Integrazioni
7. Quali sistemi dispongono di integrazioni già pronte? Banche, fornitori di fatturazione elettronica, piattaforme di e-commerce, marketplace, corrieri e macchinari di produzione. «Disponiamo di un’API» non è sufficiente: il divario di costo tra un connettore già pronto e lo sviluppo da zero è significativo.
8. Posso consultare la documentazione dell’API? La qualità della documentazione determina direttamente la durata dei progetti di integrazione. Il rifiuto di concederne l’accesso costituisce un segnale d’allarme.
Progetto e assistenza
9. Chi farà parte del team di implementazione e quanti progetti ha già realizzato nel mio settore? Il team di vendita e quello di implementazione sono solitamente composti da persone diverse. Chieda il nome e l’esperienza della persona che gestirà il Suo progetto.
10. Come funziona concretamente l’assistenza? Siate specifici: orari di assistenza, tempi di prima risposta, definizione di incidente critico e impegno di risoluzione. La semplice dicitura «assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7» di per sé non significa nulla.
11. Cosa comprende la formazione? Quante ore, quante persone, in loco o da remoto, e prosegue dopo la messa in funzione? La mancanza di formazione fa sembrare falliti anche i progetti ben implementati.
Costo totale
12. Mi fornirà per iscritto il costo totale triennale? Licenza o abbonamento, implementazione, personalizzazione, formazione, integrazione, manutenzione annuale e costo dell’aggiunta di utenti. Senza una cifra precisa, non è possibile confrontare i fornitori.
Come eseguire correttamente la demo
Una demo standard mostra il flusso in cui il fornitore eccelle. Proponga invece il Suo scenario:
- Inviate alcuni record tratti dai vostri elenchi di prodotti e clienti e chiedete loro di eseguire la dimostrazione utilizzando tali dati.
- Chiedete loro di eseguire il vostro flusso di lavoro più complesso dall’inizio alla fine — ad esempio, un prodotto tracciato per lotto dalla produzione fino alla spedizione.
- Chiedete informazioni sulle eccezioni: come vengono gestiti i resi, come viene emessa una fattura per la differenza di prezzo, come viene chiusa una spedizione incompleta?
In sintesi
La scelta di un ERP non consiste in un semplice confronto delle funzionalità; si tratta di una decisione relativa a una partnership a lungo termine. La proprietà dei propri dati, la garanzia che le personalizzazioni sopravvivano agli aggiornamenti e l’impegno nell’assistenza contano molto più dell’aspetto delle schermate.
All’indirizzo Mekjoy rispondiamo per iscritto a tutte queste domande. Ci contatti se desidera una demo basata sui Suoi processi specifici.
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