Когда результаты инвентаризации не совпадают, проблема заключается не в складе

Когда в ходе итоговой инвентаризации по итогам года выявляется расхождение, первым делом внимание обращается к складу. Однако в большинстве случаев причина расхождения кроется не на складе, а в несоблюдении порядка ведения учета. Физические запасы находятся там, где и должны быть; неверны данные в системе. Это расхождение возникает в промежутке между моментом перемещения товаров и моментом регистрации этого перемещения.

Откуда на самом деле берутся расхождения

Неучтенные выбытия. Товары, предоставленные в качестве образцов, отправленные на выставку, израсходованные в ходе производственных испытаний или использованные внутри компании. Физически их нет, но в учетных документах они по-прежнему числятся. В большинстве компаний это является самой значительной составляющей.

Задержки с оформлением накладных. Товары отгружены, но накладная оформлена на следующий день. При подсчёте в тот же вечер обнаруживается расхождение. Имеет место и обратная ситуация: накладная оформлена, но товар всё ещё находится на погрузочной площадке.

Путаница с единицами измерения. Один и тот же товар иногда учитывается ящиками, а иногда — штуками. Без чётко определённого коэффициента пересчёта погрешность нарастает.

Смешивание схожих товаров. Различные цвета, размеры или габариты одного и того же товара учитываются вместо друг друга. Итоговые цифры совпадают, но отдельные позиции — нет, и это более опасный случай.

Возврат товаров и брак. Возвраты от клиентов, которые так и не были занесены в учет, или поврежденные товары, которые так и не были списаны.

Первое решение: регистрация в момент перемещения

• Считывание штрих-кодов с помощью ручных или мобильных сканеров. Сотрудники склада сканируют товары непосредственно при их обработке. Любые данные, введенные позже с рабочего места в офисе, по определению являются запоздалыми.
  
• Обязательные типы перемещений. Определите отдельные типы для образцов, брака и внутреннего использования. Выдача без указанного типа становится незарегистрированной.
  
• Места хранения. Знание того, на какой полке находится тот или иной товар, ускоряет комплектование заказов и значительно облегчает инвентаризацию.
  

Второе решение: циклическая инвентаризация

• Классификация по стоимости. Товары, на долю которых приходится примерно 80 процентов оборота или стоимости, составляют вашу группу A.
  
• Установите периодичность по классам. Товары группы A — ежемесячно, группы B — ежеквартально, группы C — ежегодно.
  
• Проводите подсчёт небольших партий ежедневно. Двадцать–тридцать позиций в день можно пересчитать, не останавливая работу склада.
  
[*]Выявляйте отклонения в тот же день. Пока отклонение ещё свежо, его причину можно установить; через три месяца это будет невозможно.

Отслеживание партий и серийных номеров

В пищевой, химической, фармацевтической, косметической отраслях, а также в сфере запасных частей отслеживание партий необходимо не только для обеспечения точности, но и для выполнения обязательств по отзыву продукции. Система должна обеспечивать ввод номеров партий и сроков годности при поступлении товара, автоматически предлагать партии при выдаче по принципу FIFO или по сроку годности, одним щелчком отображать список клиентов, получивших данную партию, а также предупреждать о приближении срока годности.

Стоимость запасов

Даже точный учет приведёт к неверным показателям рентабельности, если стоимость расчёта указана неверно. Тщательно выбирайте метод калькуляции себестоимости и придерживайтесь его: для большинства предприятий достаточно метода средневзвешенной стоимости, который прост в применении; метод FIFO даёт более реалистичную картину в условиях быстро меняющихся цен.

Наиболее часто из расчёта себестоимости исключаются следующие статьи: транспортные расходы, таможенные пошлины, страховые взносы и любые затраты на сборку. Их исключение приводит к тому, что валовая прибыль выглядит выше, чем она есть на самом деле.

Пороговые значения для повторного заказа

Цель заключается не только в том, чтобы правильно провести учет, но и в том, чтобы поддерживать оптимальный уровень запасов. Для расчета порогового значения для повторного заказа необходимы три параметра: среднесуточное потребление, срок поставки и страховой запас. После их определения предложения о закупках формируются автоматически, и исчезает суматоха, связанная с ситуацией «запасы исчерпаны, необходимо срочно разместить заказ».

Вкратце

Расхождение в результатах инвентаризации — это проблема, связанная со сроками учета, а не с работой склада. Регистрируйте движения на источнике и в момент их совершения, определите типы движений для операций, не связанных с продажами, и перейдите к циклической инвентаризации. При выполнении этих трех шагов итоговая инвентаризация в конце года перестанет становиться неожиданностью.

С помощью системы управления запасами и складом «Mekjoy» мы можем сформировать схему управления запасами, которая идеально подойдет именно вашему складу.