Quando as contagens de estoque não batem, o problema não é o depósito

Quando a contagem de fim de ano apresenta uma variação, o depósito é o primeiro lugar onde as pessoas procuram. No entanto, a maior parte da diferença não está no depósito — está na disciplina de registro. As mercadorias físicas estão onde deveriam estar; o número no sistema está errado. Essa discrepância surge entre o momento em que as mercadorias são movimentadas e o momento em que a movimentação é registrada.

De onde realmente vêm as discrepâncias

Saídas não registradas. Mercadorias fornecidas como amostras, enviadas para uma feira, consumidas em um teste de produção ou utilizadas internamente. Elas desapareceram fisicamente, mas ainda constam nos registros contábeis. Na maioria das empresas, esse é o maior fator isolado.

Notas de expedição atrasadas. Mercadorias despachadas, mas cuja nota foi emitida no dia seguinte. Ao fazer a contagem naquela noite, surge uma variação. O contrário também ocorre: a nota é emitida, mas as mercadorias ainda estão na doca de carga.

Confusão de unidades. O mesmo produto é manuseado ora em caixas, ora em peças avulsas. Sem um fator de conversão definido, o erro se agrava.

Produtos semelhantes confundidos. Cores, tamanhos ou dimensões diferentes do mesmo item contados em substituição uns aos outros. O total bate, mas os itens individuais não — e esse é o caso mais perigoso.

Devoluções e refugo. Devoluções de clientes nunca registradas ou mercadorias danificadas nunca baixadas.

Primeira solução: registrar no momento da movimentação

• Captura de código de barras por dispositivo portátil ou celular. A equipe do armazém faz a leitura ao manusear as mercadorias. Qualquer registro feito posteriormente em uma mesa de escritório é, por definição, atrasado.
  
• Tipos de movimentação obrigatórios. Defina tipos distintos para amostras, refugo e uso interno. Uma saída sem tipo definido torna-se uma saída não registrada.
  
• Localizações em compartimentos. Saber em qual prateleira um item se encontra agiliza a separação de pedidos e facilita muito a contagem.
  

Segunda solução: contagem cíclica

• Classifique por valor. Os itens que representam cerca de 80% do faturamento ou do valor constituem o seu grupo A.
  
• Defina a frequência por classe. Itens A mensalmente, itens B trimestralmente, itens C anualmente.
  
• Faça a contagem de pequenos lotes diariamente. É possível contar de vinte a trinta linhas por dia sem interromper as operações do armazém.
  
[*]Investigue as variações no mesmo dia. Enquanto uma variação ainda está recente, é possível identificar sua causa; três meses depois, isso não é mais possível.

Rastreamento de lotes e números de série

Nos setores de alimentos, produtos químicos, farmacêuticos, cosméticos e peças de reposição, o rastreamento de lotes é necessário não apenas para garantir a precisão, mas também para cumprir as obrigações de recall. Espere que o sistema verifique os números de lote e as datas de validade no momento do recebimento, sugira lotes automaticamente na saída por FIFO ou data de validade, liste com um clique quais clientes receberam um determinado lote e avise sobre datas de validade que estão se aproximando.

Custo do estoque

Mesmo uma contagem precisa produz uma rentabilidade incorreta se o custo estiver errado. Escolha um método de cálculo de custos deliberadamente e mantenha-o: a média ponderada é suficiente para a maioria das empresas e fácil de aplicar; o FIFO oferece um panorama mais realista quando os preços variam rapidamente.

Os itens mais frequentemente excluídos do custo: frete, impostos alfandegários, seguro e quaisquer custos de montagem. Quando excluídos, fazem com que a margem bruta pareça melhor do que realmente é.

Pontos de reabastecimento

O objetivo não é apenas contar corretamente, mas manter a quantidade adequada. Um ponto de reabastecimento requer três dados: consumo médio diário, prazo de entrega e estoque de segurança. Com esses dados definidos, as sugestões de compra surgem automaticamente e a correria do tipo “ficamos sem estoque, faça o pedido com urgência” desaparece.

Em resumo

Um desvio de contagem é um problema de momento de registro, não um problema do armazém. Registre os movimentos na origem e no momento em que ocorrem, defina tipos de movimento para saídas não relacionadas a vendas e adote a contagem cíclica. Com esses três aspectos em prática, a contagem de fim de ano deixa de ser uma surpresa.

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