Wanneer voorraadtellingen niet kloppen, ligt het probleem niet bij het magazijn

Wanneer uit de eindejaarsinventarisatie een afwijking blijkt, is het magazijn de eerste plek waar men naar kijkt. Toch ligt het grootste deel van de afwijking niet in het magazijn, maar in de nauwkeurigheid van de registratie. De fysieke goederen bevinden zich waar ze horen te zijn; het aantal in het systeem klopt niet. Dat verschil ontstaat tussen het moment waarop goederen worden verplaatst en het moment waarop die verplaatsing wordt geregistreerd.

Waar afwijkingen werkelijk vandaan komen

Niet-geregistreerde uitgiften. Goederen die als monsters zijn verstrekt, naar een beurs zijn verzonden, bij een productietest zijn verbruikt of intern zijn gebruikt. Ze zijn fysiek verdwenen, maar staan nog steeds in de administratie. Bij de meeste bedrijven is dit de grootste afwijkingsfactor.

Vertraagde verzendbonnen. Goederen zijn verzonden, maar de bon is pas de volgende dag uitgegeven. Tel die avond en er ontstaat een afwijking. Het omgekeerde komt ook voor: de bon is uitgegeven, maar de goederen staan nog op het laadperron.

Verwarring over eenheden. Hetzelfde product wordt soms per doos en soms per stuk verwerkt. Zonder een vastgestelde omrekeningsfactor neemt de fout toe.

Verwarring tussen vergelijkbare producten. Verschillende kleuren, maten of afmetingen van hetzelfde artikel worden door elkaar geteld. Het totaal klopt, maar de afzonderlijke posten niet — en dat is het gevaarlijkere geval.

Retouren en afgedankte goederen. Retouren van klanten worden nooit geboekt, of beschadigde goederen worden nooit afgeschreven.

Eerste oplossing: registreren op het moment van verplaatsing

• Handheld of mobiele barcodelezing. Magazijnmedewerkers scannen terwijl zij goederen verwerken. Alles wat later vanaf een bureau wordt ingevoerd, is per definitie vertraagd.
  
• Verplichte verplaatsingstypen. Definieer afzonderlijke typen voor monsters, afval en intern gebruik. Een uitgifte zonder gedefinieerd type wordt een niet-geregistreerde uitgifte.
  
• Magazijnlocaties. Weten op welk schap een artikel zich bevindt, versnelt het orderverzamelen en maakt het tellen aanzienlijk eenvoudiger.
  

Tweede oplossing: cyclische inventarisatie

• Classificeren op basis van waarde. De artikelen die ongeveer 80 procent van de omzet of waarde uitmaken, vormen uw A-groep.
  
• Stel de frequentie per klasse vast. A-artikelen maandelijks, B-artikelen driemaandelijks, C-artikelen jaarlijks.
  
• Tel kleine partijen dagelijks. Twintig tot dertig regels per dag kunnen worden geteld zonder het magazijn stil te leggen.
  
[*]Onderzoek afwijkingen nog dezelfde dag. Zolang een afwijking nog vers is, kan de oorzaak worden achterhaald; drie maanden later is dat niet meer mogelijk.

Partij- en serienummertracering

In de voedingsmiddelen-, chemische, farmaceutische, cosmetische en reserveonderdelenindustrie is partijtracering niet alleen nodig voor de nauwkeurigheid, maar ook vanwege terugroepverplichtingen. Verwacht dat het systeem bij ontvangst lotnummers en houdbaarheidsdata afdwingt, bij uitgifte automatisch lots voorstelt op basis van FIFO of houdbaarheidsdatum, met één muisklik weergeeft welke klanten een bepaald lot hebben ontvangen, en waarschuwt wanneer houdbaarheidsdata naderen.

Voorraadkosten

Zelfs een nauwkeurige telling leidt tot een verkeerde winstcijfers als de kosten verkeerd zijn. Kies bewust een kostprijsberekeningsmethode en houd u daaraan: het gewogen gemiddelde is voor de meeste bedrijven voldoende en eenvoudig toe te passen; FIFO geeft een realistischer beeld wanneer prijzen snel schommelen.

De posten die het vaakst buiten de kosten worden gehouden: vrachtkosten, douanerechten, verzekering en eventuele assemblagekosten. Als deze buiten beschouwing worden gelaten, lijkt de brutomarge beter dan hij in werkelijkheid is.

Herbestelpunten

Het doel is niet alleen om correct te tellen, maar ook om de juiste hoeveelheid op voorraad te houden. Voor een herbestelpunt zijn drie gegevens nodig: het gemiddelde dagelijkse verbruik, de doorlooptijd en de veiligheidsvoorraad. Zodra deze zijn vastgesteld, worden inkoopadviezen automatisch gegenereerd en verdwijnt de paniek van „we zitten zonder voorraad, bestel dringend“.

Kort samengevat

Een telafwijking is een probleem van het moment van registratie, niet een magazijnprobleem. Registreer bewegingen bij de bron en op het moment dat ze plaatsvinden, definieer bewegingstypen voor niet-verkoopgerelateerde zaken en stap over op cyclische inventarisatie. Als deze drie zaken zijn geregeld, is de eindejaarsinventarisatie geen verrassing meer.

Met „Mekjoy“ voor voorraad- en magazijnbeheer kunnen wij een voorraadopzet vormgeven die bij uw magazijn past.