Quando i conteggi delle scorte non tornano, il problema non è il magazzino

Quando il conteggio di fine anno evidenzia una discrepanza, il magazzino è il primo luogo in cui si guarda. Tuttavia, la maggior parte della discrepanza non risiede nel magazzino, bensì nella disciplina di registrazione. Le merci fisiche si trovano dove dovrebbero essere; è il numero nel sistema a essere errato. Tale discrepanza si crea tra il momento in cui le merci vengono spostate e quello in cui lo spostamento viene registrato.

Da dove derivano effettivamente le discrepanze

Movimenti non registrati. Merci fornite come campioni, inviate a una fiera, consumate in una prova di produzione o utilizzate internamente. Sono fisicamente assenti ma risultano ancora nei registri. Nella maggior parte delle aziende questa è la componente di gran lunga più rilevante.

Bollettini di spedizione ritardati. Merci spedite ma con il bollettino emesso il giorno successivo. Se si effettua il conteggio quella stessa notte, emerge una discrepanza. Si verifica anche il caso opposto: la bolla viene emessa, ma la merce è ancora sulla banchina di carico.

Confusione sulle unità di misura. Lo stesso prodotto viene talvolta gestito in colli, talvolta in pezzi. In assenza di un fattore di conversione definito, l’errore si aggrava.

Prodotti simili confusi. Colori, taglie o dimensioni diverse dello stesso articolo vengono conteggiati al posto l’uno dell’altro. Il totale quadra, ma le singole voci no — e questo è il caso più pericoloso.

Resi e scarti. Resi dei clienti mai registrati o merci danneggiate mai cancellate dal bilancio.

[nota]Quando si analizzano le discrepanze, occorre considerare il numero di voci interessate, non il valore totale. Un conteggio in cui il totale corrisponde ma un centinaio di voci presentano discrepanze in entrambe le direzioni è più pericoloso di uno che semplicemente non quadra; nasconde infatti i problemi.[/note]

Prima soluzione: registrazione al momento dello spostamento

• Acquisizione dei codici a barre tramite dispositivi palmari o mobili. Il personale di magazzino esegue la scansione mentre movimenta le merci. Qualsiasi dato inserito successivamente da una scrivania d’ufficio è, per definizione, in ritardo.
  
• Tipi di movimentazione obbligatori. Definire tipi distinti per campioni, scarti e uso interno. Una movimentazione senza un tipo definito diventa una movimentazione non registrata.
  
• Ubicazioni delle caselle. Sapere su quale scaffale si trova un articolo accelera il prelievo e semplifica notevolmente il conteggio.
  

Seconda soluzione: inventario a rotazione

• Classificare in base al valore. Gli articoli che costituiscono circa l’80 per cento del fatturato o del valore costituiscono il vostro gruppo A.
  
• Stabilite la frequenza in base alla classe. Articoli di classe A mensilmente, di classe B trimestralmente, di classe C annualmente.
  
• Effettuate il conteggio di piccoli lotti quotidianamente. È possibile contare da venti a trenta righe al giorno senza interrompere l’attività del magazzino.
  
[*]Indagare sulle discrepanze il giorno stesso. Finché una discrepanza è recente, è possibile individuarne la causa; tre mesi dopo non è più possibile.

Tracciabilità dei lotti e dei numeri di serie

Nei settori alimentare, chimico, farmaceutico, cosmetico e dei ricambi, la tracciabilità dei lotti è necessaria non solo per garantire l’accuratezza, ma anche per adempiere agli obblighi di richiamo. Il sistema deve garantire il controllo dei numeri di lotto e delle date di scadenza al momento del ricevimento, proporre automaticamente i lotti da prelevare in base al metodo FIFO o alla data di scadenza, elencare con un solo clic quali clienti hanno ricevuto un determinato lotto e avvisare in caso di date di scadenza imminenti.

Costo delle scorte

Anche un conteggio accurato produce una redditività errata se il costo è sbagliato. Scegliete con attenzione un metodo di determinazione dei costi e attenetevi ad esso: la media ponderata è sufficiente per la maggior parte delle aziende ed è facile da gestire; il metodo FIFO offre un quadro più realistico quando i prezzi variano rapidamente.

Le voci più spesso escluse dal costo: spese di trasporto, dazi doganali, assicurazione ed eventuali costi di assemblaggio. Se esclusi, fanno apparire il margine lordo migliore di quanto non sia in realtà.

Punti di riordino

L’obiettivo non è solo quello di effettuare un conteggio corretto, ma anche di mantenere la giusta quantità di scorte. Per determinare un punto di riordino sono necessari tre dati: il consumo medio giornaliero, i tempi di consegna e lo stock di sicurezza. Una volta definiti questi elementi, i suggerimenti di acquisto si generano automaticamente e si elimina la corsa frenetica del tipo «abbiamo esaurito le scorte, ordinate con urgenza».

In sintesi

Una discrepanza di inventario è un problema di tempistica nella registrazione, non un problema del magazzino. Registrate i movimenti alla fonte e nel momento stesso in cui avvengono, definite le tipologie di movimento per le operazioni non legate alle vendite e passate all’inventario a rotazione. Una volta messi in atto questi tre elementi, l’inventario di fine anno non sarà più una sorpresa.

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