Logiciels RH : des dossiers du personnel à la gestion des performances

Les logiciels RH sont souvent confondus avec les logiciels de paie. La paie est un outil de calcul ; les logiciels RH régissent la manière dont les données sur lesquelles repose ce calcul sont collectées. C'est cette différence qui est à l'origine de la confusion que vous ressentez en fin de mois.

Dès que l’effectif dépasse la trentaine, les demandes de congés, les relevés d’heures supplémentaires et les documents du personnel ne peuvent plus être gérés par e-mail et sur papier. Cet article présente l’ordre dans lequel il convient d’intégrer les processus RH dans un système.

Premier niveau : le dossier personnel

Tout repose sur le regroupement des documents relatifs aux salariés en un seul et même endroit, accompagnés de leurs dates :

• Données d’identité et coordonnées — y compris l’adresse actuelle et les contacts en cas d’urgence.
  
• Contrats et avenants — avec l’historique des évolutions salariales.
  
• Formations et certificats — en particulier les formations à la sécurité, avec leurs dates d’expiration.
  
• Équipements attribués — téléphone, ordinateur portable, véhicule, clés.
  
• Dossiers médicaux et dates d’examen — pour le suivi des bilans de santé périodiques.
  

La numérisation des documents ne suffit pas ; tout élément comportant une date d’expiration doit générer un rappel. La présence sur site d’un salarié dont la formation à la sécurité a expiré constitue un risque direct en matière de conformité.

Deuxième niveau : Congés et absences

• Le calcul des droits s’effectue automatiquement. Le nombre de jours de congés annuels dus dépend de la date d’entrée en fonction et de l’ancienneté ; lorsqu’il est suivi manuellement, les erreurs sont inévitables.
  
• Le report des jours non pris est géré correctement. Le report des jours non pris sur l’année suivante est l’élément le plus souvent mal calculé.
  
• La chaîne d’approbation fonctionne correctement. Une demande parvient au responsable ; une fois approuvée, elle est automatiquement intégrée au calendrier et au registre des présences.
  
• Les chevauchements sont visibles. Le nombre de personnes de la même équipe déjà en congé ce jour-là doit être visible au moment de l’approbation.
  

Troisième niveau : Présence et heures supplémentaires

Les données de présence constituent la base de la paie. Une présence erronée entraîne une paie erronée, et la corriger est à la fois coûteux et préjudiciable à la confiance. Soyez attentif aux points suivants :

• Définitions des horaires de travail : Les services de nuit, les jours de repos hebdomadaires et les jours fériés sont calculés selon des taux différents.
  
• Source des données : Les données issues des tourniquets, de la biométrie ou des applications mobiles sont transmises automatiquement au système. La saisie manuelle constitue le maillon faible.
  
• Processus de validation : Il est bien moins coûteux d’approuver les heures supplémentaires à l’avance que de les contester a posteriori.
  
• Codes d’absence : Il convient de distinguer clairement les arrêts maladie, les congés sans solde et l’absentéisme, et de veiller à la cohérence avec les obligations légales en matière de déclaration.
  

Quatrième niveau : le recrutement

Le recrutement est généralement le dernier processus à être systématisé, alors que c’est là que la plupart des données sont perdues. Les éléments essentiels : la publication des offres d’emploi, un vivier de candidats, des notes d’entretien accessibles à toutes les personnes concernées et des retours d’expérience consignés.

Les données relatives aux candidats sont également soumises à une durée de conservation limitée. L’anonymisation automatique des dossiers de candidats périmés est une fonctionnalité que l’on est en droit d’attendre du système.

Niveau 5 : Performance

• Définissez des objectifs mesurables. « Travailler plus efficacement » n’est pas un objectif ; « réduire le taux d’erreurs d’expédition en dessous de 2 % » en est un.
  
• Ne multipliez pas les évaluations. Deux évaluations bien menées par an valent mieux que quatre évaluations superficielles.
  
[*]Liez le résultat à une action concrète. Une évaluation qui n’est pas liée à une formation, à un changement de poste ou à une décision salariale devient une simple formalité.

Intégration à la paie

Un logiciel RH n’a pas à calculer la paie lui-même ; ce qui importe, c’est que les données de présence et d’absence parviennent au service de la paie sans erreur. Précisez la fréquence des transferts, à quel service appartiennent quelles données, ainsi que la procédure de retour d’information lorsque des corrections sont nécessaires.

En bref

Un logiciel RH ne réduit pas la charge de travail de l’équipe RH ; il lui permet de passer de la gestion administrative à la gestion des personnes. La plupart des avantages se concrétisent dès les premiers mois, une fois que les dossiers du personnel et les congés sont correctement configurés. Attendez de disposer de données fiables avant de vous pencher sur la gestion des performances.

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