Logiciels de gestion de projet : des listes de tâches à la marge

Les outils de suivi des tâches sont peu coûteux et s’imposent rapidement. Le problème est qu’ils ne permettent pas de savoir si un projet achevé a généré des bénéfices. Une liste de tâches indique qui a fait quoi ; elle ne précise pas combien de temps cela a pris ni ce que ce temps a coûté.

Pour les entreprises fonctionnant par projets — agences, éditeurs de logiciels, sociétés d’ingénierie et de sous-traitance, cabinets de conseil —, c’est là la question qui importe. Cet article traite du passage du suivi des tâches au suivi de la marge.

Quatre niveaux

• Périmètre : Projets, phases et tâches. Ce qui sera réalisé.
  
• Temps : Durée prévue et réelle. Combien de temps cela a pris.
  
• Ressources : Affectation et capacité. Qui s’en chargera.
  
• Coût : La valeur monétaire du temps et des ressources. Ce que cela a coûté.
  

La plupart des équipes s’arrêtent au premier niveau. Ajouter le deuxième n’est pas difficile d’un point de vue technique, mais nécessite de la discipline ; les troisième et quatrième niveaux n’ont de sens que lorsque le deuxième est fiable.

Pour que la saisie du temps soit efficace

• Simplifiez la saisie. Un tableau hebdomadaire rempli en fin de journée est plus efficace qu’un chronomètre utilisé pour chaque tâche.
  
• Expliquez l’objectif. Présentées comme un outil de contrôle, les données temporelles sont gonflées. Présentées comme une donnée servant à la tarification et à l’équilibrage de la charge de travail, elles sont saisies en toute honnêteté.
  
• Réduisez le nombre de catégories. Une personne devant choisir parmi trente types de tâches choisira toujours la même.
  
• Limitez les saisies rétroactives. Un temps remontant à plus de trois jours ne peut être rappelé avec précision, et ce dont on ne se souvient pas finit par être inventé.
  

Prévisionnel par rapport au réel

Écart d’effort. L’écart entre les heures estimées et les heures effectivement passées. Si cet écart s’oriente systématiquement dans un sens, le problème réside dans votre méthode d’estimation plutôt que dans votre équipe.

Écart de périmètre. Travail supplémentaire qui n’était pas défini au départ. L’enregistrement séparé de ces ajouts est une condition préalable pour pouvoir les facturer.

Écart de coût. Coût budgété par rapport au coût réel. Ces données sont incomplètes si les dépenses liées aux matériaux et aux sous-traitants ne sont pas également imputées au projet.

Planification des ressources

• Taux d’utilisation hebdomadaire par personne, hors congés et jours fériés.
  
• Vue d’ensemble de la charge de travail d’une personne sur l’ensemble des projets.
  
• Alertes lors de la planification lorsqu’une ressource est surchargée.
  
• Affectation en fonction des compétences, indispensable lorsque tout le monde ne peut pas effectuer toutes les tâches.
  

Rentabilité du projet

Le bénéfice se calcule selon une formule simple : chiffre d’affaires moins coûts directs moins frais généraux imputés. La difficulté réside dans la collecte des données :

• Chiffre d’affaires : Valeur du contrat plus les factures liées aux avenants.
  
• Coût de la main-d’œuvre : Heures saisies multipliées par le coût horaire d’une personne. Le coût horaire ne correspond pas au salaire brut ; les cotisations patronales et le rapport entre les heures facturables et le nombre total d’heures doivent être pris en compte.
  
• Dépenses directes : Matériaux, sous-traitants, déplacements, licences — affectés au projet par le service des achats.
  
[*]Répartition des frais généraux : Loyer, frais de gestion, infrastructure, répartis sur le chiffre d’affaires ou les heures de main-d’œuvre.

Connexion à l’ERP

La gestion de projet peut fonctionner de manière autonome, mais elle révèle toute sa valeur lorsqu’elle est associée à un ERP. Les bons de commande sont rattachés aux projets, les factures clients correspondent aux recettes des projets et les coûts de personnel proviennent de la paie. Établir manuellement ce lien entre des systèmes distincts prend plusieurs jours à chaque fin de mois.

En bref

Une liste de tâches vous indique si le travail a été effectué. Un logiciel de gestion de projet vous indique ce qu’a coûté ce travail. Définissez successivement le périmètre, le temps, les ressources et les coûts — et n’ouvrez pas les rapports de rentabilité tant que les données temporelles ne sont pas fiables.

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