Gestion du commerce extérieur : éviter les mauvaises surprises en matière de coûts après le dédouanement

Les entreprises importatrices sont souvent confrontées au problème suivant : le coût réel des marchandises n’apparaît clairement que plusieurs semaines après leur entrée en entrepôt. À ce moment-là, les ventes ont déjà été réalisées, les prix communiqués et même des campagnes promotionnelles lancées. Les factures de fret et de douane qui arrivent plus tard font grimper les coûts, et la rentabilité s’avère inférieure aux prévisions.

Cet article explique comment rendre les processus de commerce extérieur traçables et comment connaître le coût au bon moment.

Le dossier d’expédition : la colonne vertébrale du processus

Dans le commerce international, l’unité de suivi n’est pas la commande, mais le dossier d’expédition. Un seul dossier regroupe l’ensemble des documents et des coûts relatifs à une même expédition :

• Documents commerciaux : Facture pro forma, confirmation de commande, facture commerciale, bordereau d’expédition.
  
• Documents de transport : Connaissement ou bordereau d’expédition, police d’assurance.
  
• Documents douaniers : Déclaration, certificat d’origine, certificat de circulation (le cas échéant).
  
• Éléments de coût : Coût des marchandises, fret, assurance, droits de douane, stockage, conseil en douane, transport terrestre, frais bancaires.
  
• Informations sur le statut : Chargé, en transit, au port, à la douane, en entrepôt.
  

Si ce fichier est défini dans le système, le coût estimé peut être calculé alors que les marchandises sont encore en transit. Il ne peut pas être calculé si les documents sont stockés dans des dossiers et que les coûts sont répertoriés dans un tableau séparé.

Répartition des coûts

Si un envoi contient plusieurs produits, les coûts partagés doivent être répartis entre ces derniers. La clé de répartition varie en fonction du poste de coût :

• Fret : Généralement calculé en fonction du volume (mètres cubes) ou du poids. Le critère utilisé est précisé dans le contrat de transport.
  
• Assurance : Calculée en fonction de la valeur des marchandises.
  
• Droits de douane : Des taux différents s’appliquent à chaque produit en fonction du code SH ; une répartition forfaitaire serait erronée ; ils doivent être calculés article par article.
  
• Frais de conseil et de formalités douanières : Calculés en fonction de la valeur des marchandises ou du nombre d’articles.
  
• Transport national et entreposage : Calculés en fonction du poids ou du volume.
  

Différence de taux de change

Pour les achats effectués en devise étrangère, le coût dépend du taux de change au moment de la comptabilisation. Éléments à prendre en compte :

• Taux de change de comptabilisation : La date de la facture ou celle de la déclaration en douane ? À des fins fiscales, c’est le taux de change en vigueur à la date de la déclaration qui est utilisé.
  
• Taux de change au paiement : Dans le cas d’achats différés, le taux de change à la date du paiement diffère. La différence est comptabilisée comme un gain ou une perte de change.
  
• Réévaluation : Les dettes en devises non réglées sont réévaluées à la fin de la période.
  

Le fait d’imputer la différence de change au coût des marchandises ou directement à un compte de charges relève de votre politique comptable et doit être appliqué de manière cohérente.

Côté exportations

Les exigences à respecter en matière d’exportations sont différentes :

• Conditions de livraison (Incoterms) : Celles-ci déterminent quels coûts sont pris en charge par qui ; elles constituent la base de la tarification. Des listes de prix différentes sont nécessaires pour un même produit selon les conditions de livraison.
  
• Mode de paiement : Paiement anticipé, paiement à la livraison, paiement contre documents ou lettre de crédit. Dans le cas d’une lettre de crédit, le respect strict des exigences documentaires est obligatoire ; une seule erreur dans la lettre de crédit bloquera le paiement.
  
• Suivi de l’échéance de la lettre de crédit : Si les délais d’expédition et de présentation des documents ne sont pas respectés, la lettre de crédit devient caduque. Il est essentiel que des alertes soient déclenchées pour ces dates.
  
• Aides à l’exportation : Le cas échéant, suivi des documents et des délais applicables.
  

Intégration à l’ERP

Les avantages concrets de disposer d’un module de commerce extérieur au sein de l’ERP :

• Lorsque le coût de l’expédition est finalisé, le coût des stocks est automatiquement mis à jour.
  
• Les marchandises en transit apparaissent comme une ligne distincte dans les rapports de stock — la planification des achats est effectuée en conséquence.
  
• Les dettes en devises étrangères sont incluses dans les prévisions de trésorerie à l’aide des prévisions de taux de change.
  
[*]Les taux d’imposition basés sur les codes SH sont enregistrés dans la fiche produit et n’ont pas besoin d’être recherchés à nouveau pour chaque expédition.

En résumé

Le coût du commerce extérieur ne se limite pas au coût des marchandises, et les coûts qui ne sont découverts qu’a posteriori entraînent une tarification erronée. Mettez en place une structure de fichiers d’expédition robuste, répartissez correctement les coûts partagés par article à l’aide de la clé de répartition appropriée, et saisissez le coût estimé dès le départ, en le mettant à jour dès que les chiffres réels sont disponibles.

Nous pouvons regrouper vos processus d’importation et d’exportation dans un seul fichier grâce à la solution Commerce extérieur de Mekjoy.