Un portail B2B : ne plus prendre les commandes des concessionnaires par téléphone

Prendre les commandes des concessionnaires par téléphone, via une application de messagerie ou par e-mail fonctionne bien jusqu’à un certain point. Le problème ne se pose pas lorsque le volume augmente, mais lorsque le coût des erreurs devient visible : codes mal entendus, quantités mal notées, messages perdus et disputes pour savoir qui a dit quoi.

Un portail B2B confie cette tâche au revendeur. Mais ce transfert s’accompagne de conditions préalables ; il ne suffit pas d’ouvrir un portail et d’indiquer aux revendeurs de l’utiliser.

Condition préalable : la qualité des données

• Images et descriptions des produits. Les revendeurs ne reconnaissent pas les produits à partir de leurs codes ; un catalogue sans images ne donne lieu à aucune commande.
  
• Un état des stocks précis. Un article indiqué comme « en stock » sur le portail mais qui ne peut ensuite pas être expédié sape la confiance dès la première semaine.
  
• Des listes de prix à jour. Si vous appliquez des prix différents selon les groupes de clients, ces règles doivent être intégrées au système.
  
• Unités et quantités par carton. Les commandes en gros s’effectuent généralement par carton ; une conversion erronée entraîne l’envoi d’une quantité incorrecte.
  

Structure tarifaire

• Listes par groupe : Les revendeurs, distributeurs et comptes d’entreprise consultent des listes différentes.
  
• Exceptions spécifiques aux clients : Un prix spécial pour un client sur un produit donné.
  
• Barèmes de quantité : Remises automatiques au-delà de seuils définis.
  
• Définitions de campagne : remises supplémentaires limitées dans le temps et basées sur des groupes de produits.
  
• Ordre de priorité : lorsque plusieurs règles s’appliquent simultanément, il faut définir explicitement laquelle prévaut. C’est le détail le plus souvent négligé.
  

Visibilité du compte

Permettre aux concessionnaires de consulter leur propre compte élimine la plupart des questions adressées au service comptable. Le portail doit afficher le solde actuel, les montants dus et en souffrance, les anciennes factures téléchargeables, la liste des paiements effectués et la limite de crédit restante, le cas échéant.

Lorsque la limite de crédit est visible, les concessionnaires effectuent le paiement avant de passer une commande qui la dépasserait. Cela permet de soulager l’équipe commerciale de la pression liée au recouvrement et de la transférer vers le système.

Flux des commandes

• Le revendeur passe la commande : Le panier est validé par rapport aux stocks et aux tarifs de l’ERP.
  
• Des contrôles automatiques sont effectués : limite de crédit, montant minimum de commande, disponibilité des stocks.
  
• Les commandes validées sont traitées directement. La plupart des commandes devraient suivre ce parcours ; sinon, l’automatisation perdrait tout son intérêt.
  
• Les commandes rejetées lors d’un contrôle sont soumises à validation. Un responsable commercial les examine, prend une décision, puis le revendeur en est informé.
  
• Le concessionnaire suit le statut de sa commande sur le portail. Approuvée, en cours de préparation, expédiée, facturée — avec un numéro de suivi.
  

Favoriser l’adoption

• Offrez au portail un avantage concret. Une petite remise ou une expédition prioritaire pour les commandes passées via le portail permet de changer rapidement les habitudes.
  
• Procédez à un déploiement progressif. Commencez par une poignée de vos concessionnaires les plus importants en termes de volume et résolvez les problèmes avec eux.
  
• Assurez-vous que le portail fonctionne sur mobile. Les concessionnaires sont généralement sur le terrain, et non derrière un bureau.
  
[*]Proposez une fonction de réapprovisionnement rapide. La fonction « Répéter la dernière commande » est systématiquement la plus utilisée.

En bref

Un portail B2B libère l’équipe commerciale de la prise de commandes et lui permet de se consacrer au développement des comptes. Mais cela ne fonctionne que si les données produit, la précision des stocks et les règles de tarification sont en place. Veillez à ce que ces trois éléments soient prêts avant l’ouverture du portail, puis donnez aux revendeurs une raison concrète de l’adopter.

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