Cuando los recuentos de existencias no cuadran, el problema no está en el almacén

Cuando el recuento de fin de año muestra una discrepancia, el almacén es el primer lugar al que se dirige la atención. Sin embargo, la mayor parte de la discrepancia no se encuentra en el almacén, sino en la disciplina de registro. Las mercancías físicas se encuentran donde deberían estar; la cifra que figura en el sistema es errónea. Esa discrepancia surge entre el momento en que se mueven las mercancías y el momento en que se registra dicho movimiento.

De dónde proceden realmente las discrepancias

Salidas no registradas. Mercancías entregadas como muestras, enviadas a una feria, consumidas en una prueba de producción o utilizadas internamente. Han desaparecido físicamente, pero siguen figurando en los registros. En la mayoría de las empresas, este es el factor más importante.

Notas de envío retrasadas. Mercancías enviadas, pero cuya nota se emite al día siguiente. Al realizar el recuento esa noche, aparece una discrepancia. También ocurre lo contrario: se emite el albarán, pero la mercancía sigue en el muelle de carga.

Confusión en las unidades. El mismo producto se maneja a veces en cajas y otras veces por unidades. Sin un factor de conversión definido, el error se agrava.

Productos similares confundidos. Se cuentan colores, tamaños o dimensiones diferentes de un mismo artículo en lugar de otros. El total cuadra, pero las partidas individuales no, y ese es el caso más peligroso.

Devoluciones y desechos. Las devoluciones de los clientes nunca se registran, o las mercancías dañadas nunca se dan de baja.

Primera solución: registrar en el punto de movimiento

• Captura de códigos de barras con dispositivos portátiles o móviles. El personal del almacén escanea los artículos a medida que los maneja. Cualquier dato introducido posteriormente desde un escritorio de oficina es, por definición, un retraso.
  
• Tipos de movimiento obligatorios. Defina tipos distintos para muestras, desechos y uso interno. Una salida sin tipo definido se convierte en una salida no registrada.
  
• Ubicaciones en las estanterías. Saber en qué estante se encuentra un artículo agiliza la preparación de pedidos y facilita enormemente el recuento.
  

Segunda solución: recuento cíclico

• Clasifique por valor. Los artículos que representan aproximadamente el 80 % de la facturación o del valor conforman su grupo A.
  
• Establezca la frecuencia por clase. Artículos A: mensualmente; artículos B: trimestralmente; artículos C: anualmente.
  
• Realice el recuento de lotes pequeños a diario. Se pueden contar entre veinte y treinta líneas al día sin interrumpir el funcionamiento del almacén.
  
[*]Investigue las desviaciones el mismo día. Mientras la desviación sea reciente, es posible determinar su causa; tres meses después, ya no.

Seguimiento de lotes y números de serie

En los sectores de la alimentación, los productos químicos, los productos farmacéuticos, los cosméticos y los recambios, el seguimiento de lotes es necesario no solo por motivos de precisión, sino también por las obligaciones de retirada de productos. El sistema debe garantizar el registro de los números de lote y las fechas de caducidad en el momento de la recepción, proponer lotes automáticamente en el momento de la salida según el método FIFO o en función de la fecha de caducidad, mostrar con un solo clic qué clientes han recibido un lote determinado y avisar cuando se acerquen las fechas de caducidad.

Coste de inventario

Incluso un recuento preciso da lugar a una rentabilidad errónea si el coste es incorrecto. Elija un método de cálculo de costes de forma deliberada y manténgase fiel a él: la media ponderada es suficiente para la mayoría de las empresas y fácil de aplicar; el método FIFO ofrece una imagen más realista cuando los precios varían rápidamente.

Los conceptos que con mayor frecuencia se omiten en el cálculo de costes son: el transporte, los derechos de aduana, el seguro y cualquier coste de montaje. Al excluirlos, hacen que el margen bruto parezca mejor de lo que realmente es.

Puntos de reabastecimiento

El objetivo no es solo realizar un recuento correcto, sino mantener la cantidad adecuada. Un punto de reabastecimiento requiere tres datos: el consumo medio diario, el plazo de entrega y el stock de seguridad. Una vez definidos estos, las recomendaciones de compra se generan automáticamente y desaparece el ajetreo de «se nos ha agotado, hay que hacer un pedido urgente».

En resumen

Una desviación en el recuento es un problema de momento de registro, no un problema del almacén. Registre los movimientos en el origen y en el momento en que se producen, defina tipos de movimiento para las salidas no relacionadas con las ventas y pase al recuento cíclico. Con estas tres medidas en marcha, el recuento de fin de año dejará de ser una sorpresa.

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