Wenn Bestandsaufnahmen nicht übereinstimmen, liegt das Problem nicht im Lager

Wenn die Bestandsaufnahme zum Jahresende eine Abweichung aufzeigt, richtet sich der Blick zunächst auf das Lager. Doch der Großteil der Differenz liegt nicht im Lager – sondern in der Erfassungsdisziplin. Die Waren befinden sich physisch dort, wo sie sein sollten; die Zahl im System ist falsch. Diese Diskrepanz entsteht zwischen dem Zeitpunkt, zu dem Waren bewegt werden, und dem Zeitpunkt, zu dem diese Bewegung erfasst wird.

Woher Abweichungen tatsächlich stammen

Nicht erfasste Entnahmen. Waren, die als Muster abgegeben, zu einer Messe versandt, in einem Produktionsversuch verbraucht oder intern verwendet wurden. Sie sind physisch nicht mehr vorhanden, aber in den Büchern noch verzeichnet. In den meisten Unternehmen ist dies der mit Abstand größte Faktor.

Verspätete Versandbelege. Waren wurden versandt, der Beleg jedoch erst am nächsten Tag ausgestellt. Zählt man am Abend ab, tritt eine Abweichung auf. Auch das Gegenteil kommt vor: Der Lieferschein wird ausgestellt, doch die Waren befinden sich noch auf der Laderampe.

Verwechslungen bei der Stückzahl. Dasselbe Produkt wird mal in Kartons, mal als Einzelstücke gehandhabt. Ohne einen festgelegten Umrechnungsfaktor vergrößert sich der Fehler.

Verwechslung ähnlicher Produkte. Verschiedene Farben, Größen oder Abmessungen desselben Artikels werden gegenseitig gezählt. Die Gesamtsumme stimmt zwar überein, die Einzelposten jedoch nicht – und das ist der gefährlichere Fall.

Rücksendungen und Ausschuss. Kundenrücksendungen, die nie verbucht wurden, oder beschädigte Waren, die nie abgeschrieben wurden.

[Anmerkung]Achten Sie bei der Analyse von Abweichungen auf die Anzahl der betroffenen Positionen, nicht auf den Gesamtwert. Eine Bestandsaufnahme, bei der die Gesamtsumme zwar stimmt, aber hundert Einzelposten in beide Richtungen abweichen, ist gefährlicher als eine, die offensichtlich nicht übereinstimmt; sie verschleiert die Probleme.[/note]

Erste Abhilfe: Erfassung am Ort der Bewegung

• Barcode-Erfassung per Handheld oder Mobilgerät. Das Lagerpersonal scannt die Waren während der Bearbeitung. Alles, was später vom Schreibtisch aus eingegeben wird, ist per Definition verzögert.
  
• Obligatorische Bewegungsarten. Definieren Sie separate Arten für Muster, Ausschuss und den internen Gebrauch. Eine Ausgabe ohne definierte Art wird zu einer nicht erfassten Ausgabe.
  
• Lagerplätze. Zu wissen, in welchem Regal sich ein Artikel befindet, beschleunigt die Kommissionierung und erleichtert die Zählung erheblich.
  

Zweite Maßnahme: Zyklische Bestandsaufnahme

• Nach Wert klassifizieren. Die Artikel, die etwa 80 Prozent des Umsatzes oder Wertes ausmachen, bilden Ihre A-Gruppe.
  
• Legen Sie die Häufigkeit nach Klassen fest. A-Artikel monatlich, B-Artikel vierteljährlich, C-Artikel jährlich.
  
• Zählen Sie kleine Chargen täglich. Zwanzig bis dreißig Positionen pro Tag können gezählt werden, ohne den Lagerbetrieb zu unterbrechen.
  
[*]Untersuchen Sie Abweichungen noch am selben Tag. Solange eine Abweichung noch aktuell ist, lässt sich ihre Ursache ermitteln; drei Monate später ist dies nicht mehr möglich.

Chargen- und Seriennummernverfolgung

In den Bereichen Lebensmittel, Chemikalien, Pharmazeutika, Kosmetika und Ersatzteile ist die Chargenverfolgung nicht nur aus Gründen der Genauigkeit, sondern auch aufgrund von Rückrufverpflichtungen erforderlich. Das System sollte bei Wareneingang Chargennummern und Verfallsdaten erfassen, bei der Warenausgabe automatisch Chargen nach FIFO-Prinzip oder Verfallsdatum vorschlagen, mit einem Klick auflisten, welche Kunden eine bestimmte Charge erhalten haben, und vor nahenden Verfallsdaten warnen.

Bestandskosten

Selbst eine genaue Bestandsaufnahme führt zu falschen Rentabilitätsangaben, wenn die Kosten falsch berechnet werden. Wählen Sie eine Kostenberechnungsmethode bewusst aus und bleiben Sie dabei: Der gewichtete Durchschnitt reicht für die meisten Unternehmen aus und ist einfach anzuwenden; FIFO liefert ein realistischeres Bild, wenn sich die Preise schnell ändern.

Die Posten, die am häufigsten bei der Kostenberechnung außer Acht gelassen werden: Frachtkosten, Zollgebühren, Versicherungskosten und etwaige Montagekosten. Werden diese nicht berücksichtigt, lässt die Bruttomarge besser aussehen, als sie tatsächlich ist.

Nachbestellpunkte

Das Ziel besteht nicht nur darin, korrekt zu zählen, sondern auch die richtige Menge vorrätig zu halten. Für die Berechnung eines Nachbestellpunkts sind drei Angaben erforderlich: der durchschnittliche Tagesverbrauch, die Vorlaufzeit und der Sicherheitsbestand. Sind diese definiert, ergeben sich Kaufvorschläge von selbst, und die Hektik à la „Der Vorrat ist aufgebraucht, bitte dringend bestellen“ entfällt.

Zusammenfassung

Eine Bestandsabweichung ist ein Problem des Erfassungszeitpunkts, kein Lagerproblem. Erfassen Sie Bewegungen direkt an der Quelle und zum Zeitpunkt ihres Auftretens, definieren Sie Bewegungsarten für nicht verkaufsbezogene Vorgänge und stellen Sie auf zyklische Inventur um. Sind diese drei Maßnahmen umgesetzt, ist die Jahresendinventur keine Überraschung mehr.

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