Lorsque les inventaires ne concordent pas, le problème ne vient pas de l’entrepôt

Lorsque l’inventaire de fin d’année révèle un écart, l’entrepôt est le premier endroit où l’on cherche la cause. Pourtant, la majeure partie de cet écart ne provient pas de l’entrepôt, mais d’un manque de rigueur dans l’enregistrement. Les marchandises physiques se trouvent là où elles devraient être ; c’est le chiffre figurant dans le système qui est erroné. Cet écart apparaît entre le moment où les marchandises sont déplacées et celui où ce mouvement est enregistré.

D’où proviennent réellement les écarts ?

Les sorties non enregistrées. Des marchandises données en échantillons, envoyées à un salon, consommées lors d’un essai de production ou utilisées en interne. Elles ont physiquement disparu mais figurent toujours dans les registres. Dans la plupart des entreprises, il s’agit là de la principale source d’écart.

Bons d’expédition émis avec retard. Des marchandises expédiées, mais pour lesquelles le bon n’est émis que le lendemain. Lors du comptage effectué le soir même, un écart apparaît. Le cas inverse se produit également : le bon est émis, mais les marchandises se trouvent encore sur le quai de chargement.

Confusion au niveau des unités. Un même produit est parfois géré par cartons, parfois à l’unité. En l’absence d’un facteur de conversion défini, l’erreur s’amplifie.

Confondition de produits similaires. Différentes couleurs, tailles ou dimensions d’un même article sont comptabilisées à la place les unes des autres. Le total concorde, mais pas les postes individuels — et c’est là le cas le plus dangereux.

Retours et rebuts. Les retours clients ne sont jamais enregistrés, ou les marchandises endommagées ne sont jamais passées en perte.

Première solution : enregistrement au moment du mouvement

• Saisie des codes-barres à l’aide d’un terminal portable ou d’un appareil mobile. Le personnel de l’entrepôt scanne les marchandises au fur et à mesure de leur manutention. Toute saisie effectuée ultérieurement depuis un bureau est, par définition, en retard.
  
• Types de mouvements obligatoires. Définissez des types distincts pour les échantillons, les rebuts et l’usage interne. Une sortie sans type défini devient une sortie non enregistrée.
  
• Emplacements de stockage. Savoir sur quelle étagère se trouve un article accélère la préparation des commandes et facilite considérablement l’inventaire.
  

Deuxième solution : l’inventaire tournant

• Classez par valeur. Les articles représentant environ 80 % du chiffre d’affaires ou de la valeur constituent votre groupe A.
  
• Définissez la fréquence par classe. Articles A : tous les mois ; articles B : tous les trimestres ; articles C : tous les ans.
  
• Comptez les petits lots quotidiennement. Il est possible de compter vingt à trente lignes par jour sans interrompre l’activité de l’entrepôt.
  
[*]Recherchez les écarts le jour même. Tant qu’un écart est récent, il est possible d’en déterminer la cause ; trois mois plus tard, cela n’est plus possible.

Suivi des lots et des numéros de série

Dans les secteurs de l’agroalimentaire, des produits chimiques, des produits pharmaceutiques, des cosmétiques et des pièces détachées, le suivi des lots est nécessaire non seulement pour garantir la précision, mais aussi pour respecter les obligations en matière de rappel de produits. Attendez-vous à ce que le système impose la saisie des numéros de lot et des dates de péremption à la réception, propose automatiquement des lots lors de la sortie selon la méthode FIFO ou en fonction de la date de péremption, répertorie en un clic les clients ayant reçu un lot donné et vous alerte à l’approche des dates de péremption.

Coût des stocks

Même un inventaire précis peut fausser la rentabilité si le coût est erroné. Choisissez délibérément une méthode de calcul des coûts et respectez-la : la moyenne pondérée suffit pour la plupart des entreprises et est facile à mettre en œuvre ; la méthode FIFO donne une image plus réaliste lorsque les prix évoluent rapidement.

Les éléments les plus souvent omis dans le calcul des coûts : les frais de transport, les droits de douane, les assurances et les éventuels coûts d’assemblage. En les excluant, la marge brute apparaît plus élevée qu’elle ne l’est réellement.

Seuils de réapprovisionnement

L’objectif n’est pas seulement de compter correctement, mais aussi de maintenir le bon niveau de stock. Un seuil de réapprovisionnement nécessite trois données : la consommation quotidienne moyenne, le délai d’approvisionnement et le stock de sécurité. Une fois ces éléments définis, les recommandations d’achat se génèrent automatiquement et la course effrénée du type « nous sommes en rupture de stock, commandez de toute urgence » disparaît.

En résumé

Un écart d’inventaire est un problème de timing de l’enregistrement, et non un problème d’entrepôt. Enregistrez les mouvements à la source et au moment où ils se produisent, définissez des types de mouvements pour les opérations autres que les ventes, et passez à l’inventaire tournant. Une fois ces trois éléments en place, l’inventaire de fin d’année ne sera plus une surprise.

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