Comptabilité : bien configurer le compte client

Le compte client est au cœur de la comptabilité. Lorsqu’il est correctement configuré, vous pouvez voir à tout moment le montant que l’on vous doit, qui vous le doit, quand vous allez le percevoir et quels clients présentent un risque. En revanche, s’il est mal configuré, il ne vous reste qu’un simple solde — et ce chiffre ne répond à aucune question.

Cet article explique les choix à faire lors de la mise en place de votre structure de comptes clients.

Fiche de créances : une seule fiche ou des fiches distinctes ?

La première décision consiste à déterminer le nombre de fiches à ouvrir pour les différentes transactions avec une même entreprise :

• Les entreprises qui agissent à la fois en tant qu’acheteurs et vendeurs. L’ouverture d’un compte unique et la compensation des débits et crédits sont pratiques d’un point de vue comptable, mais cela fausse le solde tel qu’il est perçu par l’équipe commerciale. L’ouverture de comptes distincts et la réalisation de la compensation sous forme de transaction séparée offrent davantage de transparence.
  
• Les clients disposant de succursales. Si la facture est émise au nom du siège social mais que les livraisons sont effectuées vers des succursales, la configuration appropriée consiste à créer un compte client unique avec plusieurs adresses de livraison.
  
• Sociétés d’un même groupe. Un numéro d’identification fiscale distinct nécessite un compte client distinct. Toutefois, la définition d’une société mère est requise pour permettre l’agrégation de la limite de risque au niveau du groupe.
  

Le numéro d’identification fiscale doit constituer l’identifiant unique du compte client. En empêchant le système d’ouvrir un deuxième compte avec le même numéro d’identification fiscale, on élimine d’emblée le problème des doublons de comptes clients.

Date d’échéance : quand le solde prend tout son sens

Le solde total ne fournit aucune information en soi. Si la totalité de la créance de 100 unités est exigible cette semaine, la situation est favorable ; si elle est exigible depuis six mois, la situation est défavorable. Pour le constater :

• Une date d’échéance doit être saisie pour chaque facture. Si une règle d’échéance telle que « 30 jours » est définie dans la fiche de créances, elle est calculée automatiquement lors de l’émission de la facture.
  
• Les paiements doivent être rattachés à la facture correspondante. Un paiement déduit du solde total n’indique pas quelle facture a été réglée. Si le rapprochement n’est pas effectué, le rapport d’ancienneté des créances perd tout son sens.
  
• Les paiements partiels doivent être pris en compte. Il est courant que seule une partie d’une facture soit payée ; le système doit suivre le montant restant en fonction de la date d’échéance.
  

Limites de risque et contrôle

La gestion des risques s’effectue au moment de la prise de commande, et non après l’apparition d’un problème de recouvrement. Une approche envisageable :

• Définissez des limites pour chaque client. La limite est déterminée en fonction des garanties et de l’historique de paiement.
  
• Veillez à ce que des vérifications soient effectuées au moment de la passation de la commande. Si la limite est dépassée, la commande doit tout de même être enregistrée, mais mise en attente jusqu’à validation. Le blocage des commandes interrompt complètement les ventes ; ne pas émettre d’avertissement augmente le risque.
  
• Surveillez séparément les soldes en souffrance. Un client qui n’a pas atteint sa limite mais qui n’a pas payé depuis trois mois présente un risque plus élevé qu’un client qui a atteint sa limite mais qui paie régulièrement.
  
• Surveillez les garanties. Les dates d’expiration des lettres de garantie et des hypothèques doivent déclencher des alertes.
  

Chèques et lettres de change

Le suivi des titres négociables constitue un volet distinct du compte client. Le cycle de vie d’un chèque doit être suivi : entrée dans le portefeuille, endossement ou remise à la banque pour encaissement, encaissement ou retour pour non-paiement. La réintégration d’un chèque refusé dans le compte client doit être automatique ; si elle est effectuée manuellement, elle risque d’être oubliée.

L’intégration des chèques postdatés dans les prévisions de trésorerie marque le moment où la pré-comptabilité devient de la gestion financière.

Rapprochement

Le rapprochement des comptes courants est une tâche qui doit être effectuée périodiquement, mais qui est souvent négligée dans de nombreuses entreprises. Si le rapprochement n’est pas effectué, les écarts s’accumulent et deviennent impossibles à résoudre d’ici la fin de l’année. Facilitateurs :

• La possibilité de générer en masse des lettres de rapprochement à partir du système et de les envoyer par e-mail.
  
• L'enregistrement de l'accord ou de la contestation de la contrepartie.
  
[*]Le recensement et le suivi des comptes présentant des écarts.

Trésorerie et compte bancaire

La contrepartie du grand livre des créances est la trésorerie et le compte bancaire. La lecture et le rapprochement automatiques des opérations bancaires à partir des relevés constituent l’une des fonctionnalités qui permettent de gagner le plus de temps dans la gestion des créances. Les opérations qui ne peuvent être rapprochées doivent être regroupées dans une liste distincte et régularisées régulièrement.

En résumé

La comptabilité ne se résume pas à l’émission de factures. Identifiez de manière unique le compte client à l’aide du numéro d’identification fiscale, précisez le délai de paiement sur chaque facture, associez les paiements aux factures correspondantes et mettez en place un contrôle des risques dès la passation de la commande. Une fois ces quatre éléments en place, l’analyse de l’ancienneté des créances et les prévisions de trésorerie fonctionneront automatiquement et correctement.

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