عندما لا تتطابق قراءات جرد المخزون، فإن المشكلة لا تكمن في المستودع

عندما يُظهر جرد نهاية العام وجود فرق، يكون المستودع هو المكان الأول الذي يتجه إليه الناس. ومع ذلك، فإن معظم هذا الفرق لا يكمن في المستودع — بل في دقة التسجيل. البضائع المادية موجودة في مكانها الصحيح؛ لكن الرقم المسجل في النظام خاطئ. ويحدث هذا الفارق بين لحظة نقل البضائع ولحظة تسجيل هذا النقل.

من أين تأتي الفروق في الواقع

المخارج غير المسجلة. البضائع المقدمة كعينات، أو المرسلة إلى معرض، أو المستهلكة في تجربة إنتاجية، أو المستخدمة داخليًّا. فهي مفقودة ماديًّا لكنها لا تزال مسجلة في السجلات. ويُعد هذا العنصر الأكبر بمفرده في معظم الشركات.

إشعارات الشحن المتأخرة. البضائع التي تم شحنها لكن الإشعار صدر في اليوم التالي. عند إجراء الجرد في تلك الليلة، يظهر تباين. ويحدث العكس أيضًا: يتم إصدار الإشعار لكن البضائع لا تزال في رصيف التحميل.

الخلط في الوحدات. يتم التعامل مع المنتج نفسه أحيانًا في صناديق، وأحيانًا بالقطعة. وبدون عامل تحويل محدد، يتفاقم الخطأ.

الخلط بين المنتجات المتشابهة. يتم جرد ألوان أو أحجام أو أبعاد مختلفة لنفس الصنف بدلاً من بعضها البعض. يتطابق الإجمالي لكن بنود السطر لا تتطابق — وهذه هي الحالة الأكثر خطورة.

المرتجعات والخردة. لا يتم تسجيل المرتجعات من العملاء أبدًا، أو لا يتم شطب البضائع التالفة أبدًا.

الحل الأول: التسجيل عند نقطة الحركة

• التقاط الباركود باستخدام أجهزة محمولة أو هواتف ذكية. يقوم موظفو المستودع بالمسح الضوئي أثناء مناولة البضائع. أي شيء يتم إدخاله لاحقًا من مكتب هو، بحكم التعريف، متأخر.
  
• أنواع الحركة الإلزامية. حدد أنواعًا منفصلة للعينات والخردة والاستخدام الداخلي. أي عملية صرف بدون نوع محدد تصبح عملية غير مسجلة.
  
• مواقع الرفوف. معرفة الرف الذي يوجد عليه أحد الأصناف يسرع عملية التجميع ويجعل عملية الجرد أسهل بكثير.
  

الحل الثاني: الجرد الدوري

• التصنيف حسب القيمة. تشكل الأصناف التي تمثل حوالي 80 في المائة من حجم المبيعات أو القيمة «المجموعة أ».
  
• حدد التواتر حسب الفئة. أصناف «أ» شهريًّا، وأصناف «ب» ربع سنويًّا، وأصناف «ج» سنويًّا.
  
• قم بجرد الدفعات الصغيرة يوميًّا. يمكن جرد 20 إلى 30 صفًّا يوميًّا دون إيقاف عمل المستودع.
  
[*]تحقيق أسباب الفروق في نفس اليوم. يمكن تحديد سبب الفرق عندما يكون حديثًا؛ أما بعد ثلاثة أشهر، فلن يكون ذلك ممكنًا.

تتبع الدُفعات والأرقام التسلسلية

في قطاعات الأغذية والمواد الكيميائية والأدوية ومستحضرات التجميل وقطع الغيار، يُعد تتبع الدُفعات ضروريًا ليس فقط من أجل الدقة، بل أيضًا للوفاء بالتزامات سحب المنتجات. توقع أن يقوم النظام بفرض أرقام الدُفعات وتواريخ انتهاء الصلاحية عند الاستلام، واقتراح الدُفعات تلقائيًا عند الإصدار وفقًا لنظام «أول ما يدخل أول ما يخرج» (FIFO) أو تاريخ انتهاء الصلاحية، وإدراج قائمة بنقرة واحدة بالعملاء الذين استلموا دفعة معينة، والتحذير عند اقتراب تواريخ انتهاء الصلاحية.

تكلفة المخزون

حتى الجرد الدقيق يؤدي إلى ربحية خاطئة إذا كانت التكلفة خاطئة. اختر طريقة تحديد التكلفة بعناية والتزم بها: المتوسط المرجح كافٍ لمعظم الشركات وسهل التطبيق؛ بينما تعطي طريقة «أول ما يدخل أول ما يخرج» (FIFO) صورة أكثر واقعية عندما تتغير الأسعار بسرعة.

العناصر التي غالبًا ما تُستبعد من التكلفة: أجور الشحن، والرسوم الجمركية، والتأمين، وأي تكاليف تجميع. وإقصاؤها يجعل هامش الربح الإجمالي يبدو أفضل مما هو عليه في الواقع.

نقاط إعادة الطلب

الهدف ليس فقط إجراء الجرد بشكل صحيح، بل الاحتفاظ بالكمية المناسبة. تتطلب نقطة إعادة الطلب ثلاثة عوامل: متوسط الاستهلاك اليومي، ومدة التسليم، ومخزون الأمان. وبعد تحديد هذه العناصر، تتولد اقتراحات الشراء تلقائيًا، وتختفي حالة الارتباك التي تنتج عن «نفد المخزون، اطلبوا على وجه السرعة».

باختصار

الاختلاف في الجرد هو مشكلة تتعلق بتوقيت التسجيل، وليس مشكلة تتعلق بالمستودع. سجل التحركات عند المصدر وفي لحظة حدوثها، وحدد أنواع التحركات لعمليات الاستلام غير المتعلقة بالمبيعات، وانتقل إلى الجرد الدوري. وبمجرد تطبيق هذه العناصر الثلاثة، لن يكون الجرد في نهاية العام مفاجأة بعد الآن.

يمكننا تصميم نظام جرد يناسب مستودعك باستخدام برنامج إدارة المخزون والمستودعات «Mekjoy».