ذكاء الأعمال: اتخذ القرارات، لا تكتفِ بإنشاء لوحات المعلومات

تنجح معظم مشاريع ذكاء الأعمال من الناحية التقنية، لكنها تفشل في التطبيق العملي. يتم إنشاء لوحات المعلومات، وتكون الرسوم البيانية ملونة، وتتدفق البيانات — وبعد ستة أشهر لا يفتحها أحد. والسبب عادةً هو أن لوحات المعلومات صُممت لعرض البيانات المتاحة بدلاً من الإجابة على الأسئلة.

ابدأ بالقرار

الترتيب الصحيح هو: ما القرار الذي ستتخذه، وما السؤال الذي يتطلب هذا القرار الإجابة عليه، وما هو المقياس الذي يجيب عليه، ومن أي بيانات يتم حساب هذا المقياس. أما العمل بالعكس — «لدينا هذه البيانات، فماذا نعرض» — فينتج لوحات معلومات لا يستخدمها أحد.

مثال ملموس. القرار: أي مجموعة منتجات تستحق الاستثمار في المخزون. السؤال: أي مجموعة تتحقق مبيعاتها بسرعة وتحقق هامش ربح. المقياس: معدل دوران المخزون والهامش الإجمالي. البيانات: تحركات المبيعات وتكلفة المخزون. بمجرد وجود هذه السلسلة، قد تكون لوحة المعلومات عبارة عن جدول واحد — لكنها تُفتح كل أسبوع.

اختيار المقاييس

• يرتبط بإجراء ما. إذا كنت تعرف ما ستفعله عندما يتدهور الرقم، فهذا مؤشر جيد. وإذا لم تكن تعرف، فهو مجرد معلومة.
  
• له مالك واحد. المؤشر الذي لا يملك مالكًا لا يتم اتباعه.
  
• يصعب التلاعب به. إذا كان بإمكان الفريق تحسين المقياس عن طريق الإضرار بالأعمال، فإن المقياس خاطئ. وتعد تقليص مدة معالجة المكالمات عن طريق استعجال العملاء مثالًا كلاسيكيًا على ذلك.
  
• إنه مقارن. الرقم وحده لا يعني شيئًا؛ فهو يكتسب معناه بالمقارنة مع فترة سابقة أو هدف أو وحدة نظيرة.
  

جودة البيانات تأتي أولاً

• التعاريف الموحدة: ماذا تعني كلمة «المبيعات» — الطلبات أم الشحنات أم الفواتير؟ هل تُخصم المرتجعات؟ إذا استخدمت الأقسام تعاريف مختلفة، فستتعارض لوحات المعلومات مع بعضها البعض.
  
• الاكتمال: إذا تُركت حقول الفئة أو المنطقة أو مندوب المبيعات فارغة، فسيصبح إعداد التقارير المقسمة إلى شرائح مستحيلاً.
  
• التوقيت: يؤدي التأخير بين وقت حدوث المعاملة ووقت تسجيلها إلى تشويه المقارنات بين الفترات.
  
• مصدر واحد: إن إنتاج نفس المقياس لقيمتين مختلفتين في نظامين مختلفين يقوض الثقة في التقرير بأكمله.
  

تصميم لوحة المعلومات

• تتسع على شاشة واحدة. لوحة المعلومات التي تتطلب التمرير هي لوحة لا يُرى نصفها السفلي أبدًا.
  
• يُوضع المقياس الأهم في أعلى اليسار. فهذا هو المكان الذي تتجه إليه العين.
  
• يُخصص اللون للاستثناءات. فعندما تكون كل العناصر ملونة، لا يبرز أي شيء.
  
• نوع المخطط يتناسب مع البيانات. الخطوط للسلاسل الزمنية، والأعمدة لمقارنة الفئات. تصبح المخططات الدائرية غير قابلة للقراءة إذا تجاوز عدد الشرائح شريحتين.
  
• يظهر مدى حداثة البيانات. لوحة المعلومات التي تفتقر إلى طابع زمني «اعتبارًا من» لا توحي بالثقة.
  

تحويل التقارير إلى قرارات

• مراجعة أسبوعية موجزة تغطي فقط المقاييس التي طرأت عليها تغييرات.
  
• تحديد مسؤول وإجراء لكل انحراف.
  
• مراجعة إجراءات الأسبوع الماضي في بداية الجلسة التالية.
  
[*]يتم إزالة المقاييس التي لم تؤدِ إلى اتخاذ أي قرار خلال ثلاثة أشهر من لوحة المعلومات.

التنبيهات الآلية

أكثر التقارير كفاءةً هي تلك التي لا تنتظر من يطلع عليها. يجب أن تصل التنبيهات القائمة على عتبات معينة — مثل مستويات المخزون الحرجة، والمستحقات المتأخرة، والمبيعات التي تقل عن الهدف — إلى الشخص المعني من تلقاء نفسها. الانتظار حتى يفتح شخص ما لوحة المعلومات هو انتظار تفاقم المشكلة.

باختصار

تحليلات الأعمال (BI) ليست مشروعًا للتصور؛ بل هي مشروع يتعلق بانضباط اتخاذ القرار. ابدأ من القرار وصولاً إلى البيانات، وحافظ على عدد المقاييس منخفضًا، وعيّن مسؤولاً عن كل مقياس وحدد إجراءً له. إن إزالة المقاييس غير المستخدمة لا تقل أهمية عن إضافة مقاييس جديدة.

يمكننا تحديد المقاييس التي يجب عليك تتبعها باستخدام «Mekjoy: Business Intelligence & Reporting».