برامج الموارد البشرية: من ملفات الموظفين إلى الأداء

غالبًا ما يتم الخلط بين برامج الموارد البشرية وبرامج الرواتب. فبرامج الرواتب هي أدوات حسابية؛ أما برامج الموارد البشرية فتنظم كيفية جمع البيانات التي تستند إليها تلك الحسابات. وهذا الاختلاف هو سبب الفوضى التي تشعر بها في نهاية الشهر.

بمجرد أن يتجاوز عدد الموظفين حوالي ثلاثين، لا يمكن بعد ذلك إدارة طلبات الإجازات وسجلات العمل الإضافي ووثائق الموظفين عبر البريد الإلكتروني والورق. تتناول هذه المقالة الترتيب الذي يجب اتباعه لإدخال عمليات الموارد البشرية في نظام ما.

الطبقة الأولى: ملف الموظف

يعتمد كل شيء على وجود مستندات الموظفين في مكان واحد، مع إرفاق التواريخ:

• الهوية وتفاصيل الاتصال — بما في ذلك العنوان الحالي وجهة الاتصال في حالات الطوارئ.
  
• العقود والتعديلات — مع سجل تغييرات الراتب.
  
• التدريب والشهادات — لا سيما التدريب على السلامة، مع تواريخ انتهاء الصلاحية.
  
• المعدات المخصصة — الهاتف، والكمبيوتر المحمول، والمركبة، والمفاتيح.
  
• السجلات الطبية ومواعيد الفحوصات — لتتبع الفحوصات الصحية الدورية.
  

لا يكفي رقمنة المستندات؛ بل يجب أن يُنشئ أي مستند له تاريخ انتهاء صلاحية تذكيرًا. فوجود موظف في الموقع بعد انتهاء صلاحية تدريبه على السلامة يمثل مخاطر مباشرة تتعلق بالامتثال.

الطبقة الثانية: الإجازات والغياب

• يتم حساب الاستحقاق تلقائيًا. يُحسب استحقاق الإجازة السنوية بناءً على تاريخ البدء والأقدمية؛ وعند تتبعها يدويًّا، تكون الأخطاء أمرًا لا مفر منه.
  
• يتم التعامل مع الترحيل بشكل صحيح. يعد ترحيل الأيام غير المستخدمة إلى العام التالي أكثر البنود التي يُخطئ في حسابها بشكل شائع.
  
• تسير سلسلة الموافقة. يصل الطلب إلى المدير؛ وبمجرد الموافقة عليه، يتم إدراجه تلقائيًا في التقويم وسجل الحضور.
  
• تظهر التضاربات. يجب أن يكون عدد الأشخاص من نفس الفريق الذين هم في إجازة بالفعل في ذلك اليوم مرئيًا لحظة الموافقة.
  

الطبقة الثالثة: الحضور والعمل الإضافي

الحضور هو المدخلات الأساسية لكشوف المرتبات. فالحضور الخاطئ يؤدي إلى كشوف مرتبات خاطئة، وتصحيحه أمر مكلف ويضر بالثقة. انتبه إلى:

• تعريفات الورديات: تُحسب الورديات الليلية وأيام الراحة الأسبوعية والعطلات الرسمية بمعدلات مختلفة.
  
• مصدر البيانات: بيانات الدخول عبر البوابات الدوارة أو البيانات البيومترية أو بيانات تسجيل الدخول عبر الهاتف المحمول التي تتدفق إلى النظام تلقائيًا. الإدخال اليدوي هو الحلقة الأضعف.
  
• مسار الموافقة: الموافقة على العمل الإضافي مسبقًا أرخص بكثير من الطعن فيه لاحقًا.
  
• رموز الغياب: الفصل بين الإجازة المرضية والإجازة غير المدفوعة الأجر والتغيب عن العمل، مع ضمان اتساقها مع التقارير القانونية.
  

الطبقة الرابعة: التوظيف

عادةً ما يكون التوظيف هو آخر عملية يتم تنظيمها، ومع ذلك فهو المكان الذي تُفقد فيه معظم البيانات. الأساسيات: نشر الوظائف الشاغرة، وقاعدة بيانات المرشحين، وملاحظات المقابلات التي يمكن لجميع المعنيين الاطلاع عليها، والتعليقات المسجلة.

تخضع بيانات المرشحين أيضًا لحد أقصى للاحتفاظ بها. ومن المتوقع أن يقوم النظام تلقائيًا بإخفاء هوية سجلات المرشحين التي انتهت صلاحيتها.

الطبقة الخامسة: الأداء

• حدد الأهداف بشكل قابل للقياس. «العمل بكفاءة أكبر» ليس هدفًا؛ أما «خفض معدل أخطاء الشحن إلى أقل من 2 في المائة» فهو هدف.
  
• لا تفرط في تكرار المراجعات. مراجعتان جيدتا التنظيم في السنة أفضل من أربع مراجعات سطحية.
  
[*]اربط النتيجة بإجراء ما. فالمراجعة التي لا ترتبط بالتدريب أو تغيير الدور الوظيفي أو قرار متعلق بالأجر تصبح مجرد إجراء شكلي.

تكامل كشوف المرتبات

ليس من الضروري أن يقوم برنامج الموارد البشرية بحساب كشوف المرتبات بنفسه؛ ما يهم هو أن تصل بيانات الحضور والغياب إلى قسم كشوف المرتبات دون أخطاء. حدد تواتر النقل، وأي قسم يمتلك أي بيانات، ومسار التغذية الراجعة عند الحاجة إلى تصحيحات.

باختصار

لا يقلل برنامج الموارد البشرية من عبء العمل على فريق الموارد البشرية؛ بل يحوّل هذا العمل من مطاردة الأوراق إلى إدارة الأفراد. تظهر معظم الفوائد في الأشهر الأولى، بمجرد إعداد ملفات الموظفين والإجازات بشكل صحيح. أرجئ التعامل مع الأداء حتى تتوفر البيانات التي تدعمه.

يمكننا تهيئة إعدادات تتناسب مع عدد موظفيكم وهيكل نوبات العمل باستخدام نظام الموارد البشرية «Mekjoy».