المحاسبة: إنشاء حساب العميل بشكل صحيح

يُعد حساب العميل جوهر عملية المحاسبة. فعندما يتم إنشاء حساب العميل بشكل صحيح، يمكنك معرفة في أي وقت المبلغ المستحق عليك ومن هو المدين به، ومتى ستحصل عليه، وأي العملاء يمثلون مخاطرة. أما إذا تم إعداده بشكل غير صحيح، فلن يتبقى لك سوى رقم الرصيد — وهذا الرقم لا يجيب على أي أسئلة.

يشرح هذا المقال القرارات التي يجب اتخاذها عند إعداد هيكل حساباتك المدينة.

بطاقة الذمم المدينة: بطاقة واحدة أم بطاقات منفصلة؟

القرار الأول يتعلق بعدد البطاقات التي يجب فتحها للمعاملات المختلفة مع نفس الشركة:

• الشركات التي تعمل كبائعين ومشترين في آن واحد. يُعد فتح حساب واحد ومقاصة الديون والأرصدة الدائنة أمرًا عمليًّا من الناحية المحاسبية، لكنه يشوه الرصيد الذي يراه فريق المبيعات. أما فتح حسابات منفصلة وإجراء المقاصة كمعاملة منفصلة فهو أكثر شفافية.
  
• العملاء الذين لديهم فروع. إذا تم إصدار الفاتورة إلى المقر الرئيسي ولكن تم تسليم البضائع إلى الفروع، فإن الإعداد الصحيح هو حساب عميل واحد مع عناوين تسليم متعددة.
  
• شركات المجموعة. يتطلب الرقم الضريبي المنفصل حساب عميل منفصل. ومع ذلك، يلزم تعريف «المجموعة الأم» للسماح بتجميع حد المخاطر على مستوى المجموعة.
  

يجب أن يكون الرقم الضريبي هو المعرّف الفريد لحساب العميل. إن منع النظام من فتح حساب ثانٍ بنفس الرقم الضريبي يقضي على مشكلة تكرار حسابات العملاء من مصدرها.

تاريخ الاستحقاق: حيث يكتسب الرصيد معناه

لا ينقل الرصيد الإجمالي أي معلومات بحد ذاته. فإذا كان المبلغ المستحق البالغ 100 وحدة مستحقًا بالكامل هذا الأسبوع، فإن الوضع مواتٍ؛ أما إذا كان قد حان استحقاقه منذ ستة أشهر، فإن الوضع غير مواتٍ. ولتوضيح ذلك:

• يجب إدخال تاريخ استحقاق لكل فاتورة. إذا تم تحديد قاعدة لتاريخ الاستحقاق مثل «30 يومًا» في بطاقة الذمم المدينة، يتم حسابها تلقائيًا عند إصدار الفاتورة.
  
• يجب مطابقة المدفوعات مع الفاتورة ذات الصلة. فالمبلغ المدفوع الذي يُخصم من الرصيد الإجمالي لا يشير إلى الفاتورة التي تم سدادها. وإذا لم تتم المطابقة، يصبح تقرير تقسيم الذمم المدينة حسب الأقدمية عديم الجدوى.
  
• يجب دعم المدفوعات الجزئية. من الشائع أن يتم سداد جزء فقط من الفاتورة؛ ويجب على النظام تتبع المبلغ المتبقي على أساس تاريخ الاستحقاق.
  

حدود المخاطر والرقابة

تُنفذ إدارة المخاطر عند استلام الطلب، وليس بعد ظهور مشكلة في التحصيل. نهج عملي:

• حدد الحدود لكل عميل على حدة. يتم تحديد الحد بناءً على الضمانات وسجل السداد.
  
• التأكد من إجراء الفحوصات عند تقديم الطلب. إذا تم تجاوز الحد، فيجب تسجيل الطلب مع وضعه قيد الانتظار ريثما يتم الموافقة عليه. يؤدي حظر الطلبات إلى توقف المبيعات تمامًا؛ بينما يؤدي عدم إصدار أي تحذير إلى زيادة المخاطر.
  
• مراقبة الأرصدة المتأخرة بشكل منفصل. فالعميل الذي لم يصل إلى حده الأقصى ولكنه لم يسدد مدفوعاته لمدة ثلاثة أشهر يشكل مخاطر أكبر من العميل الذي وصل إلى حده الأقصى ولكنه يسدد بانتظام.
  
• مراقبة الضمانات. يجب أن تؤدي تواريخ انتهاء صلاحية خطابات الضمان والرهون العقارية إلى إصدار تنبيهات.
  

الشيكات والكمبيالات

يُعد تتبع الصكوك القابلة للتداول طبقة منفصلة من حساب العميل. يجب تتبع دورة حياة الشيك: إدخاله في المحفظة، أو التظهير عليه أو تقديمه إلى البنك للتحصيل، أو تحصيله أو إرجاعه باعتباره غير مقبول. يجب أن يكون إعادة إدخال الشيك غير المسدد إلى حساب العميل تلقائيًا؛ فإذا تم ذلك يدويًّا، فمن المحتمل أن يُنسى الأمر.

إن إدراج الشيكات المؤجلة التاريخ في توقعات التدفق النقدي هو النقطة التي يتحول عندها الإعداد المسبق للمحاسبة إلى عملية مالية.

التسوية

تعد تسوية الحساب الجاري مهمة يجب تنفيذها بشكل دوري، لكنها غالبًا ما تُهمل في العديد من الشركات. إذا لم يتم إجراء التسوية، تتراكم التباينات ويصبح من المستحيل حلها بحلول نهاية العام. العوامل الميسرة:

• القدرة على إنشاء خطابات التسوية بشكل جماعي من النظام وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
  
• تسجيل موافقة الطرف المقابل أو اعتراضه.
  
[*]إدراج الحسابات التي توجد بها تباينات وتتبعها.

النقد والبنك

النقيض لدفتر حسابات القبض هو النقد والبنك. يعد القراءة التلقائية للمصروفات المصرفية من كشوف الحسابات ومطابقتها إحدى الميزات التي توفر أكبر قدر من الوقت في إدارة حسابات القبض. يجب تجميع المعاملات التي لا يمكن مطابقتها في قائمة منفصلة وتسويتها بانتظام.

باختصار

لا تقتصر مسك الدفاتر على مجرد إصدار الفواتير. قم بتحديد حساب العميل بشكل فريد باستخدام الرقم الضريبي، وحدد شروط الدفع في كل فاتورة، وقم بمطابقة المدفوعات مع الفواتير ذات الصلة، وقم بتنفيذ ضوابط المخاطر عند تقديم الطلب. وبمجرد تطبيق هذه العناصر الأربعة، ستعمل توقعات تقادم الذمم والتدفقات النقدية بشكل صحيح تلقائيًا.

يمكننا العمل معًا لتصميم هيكل حساباتكم المدينة باستخدام حل «حسابات الدائنين والتمويل» من Mekjoy.