项目管理软件：从任务清单到利润率

任务跟踪工具价格低廉，且能迅速被采用。问题在于，它们无法告诉你一个已完成的项目是否盈利。任务清单只显示了谁做了什么，却无法显示耗时多久，以及这段时间的成本是多少。

对于以项目为导向的企业——如代理机构、软件公司、工程与承包公司、咨询公司——这才是关键所在。本文将探讨从任务跟踪向利润率跟踪的转变。[p]

四个层面

• 范围： 项目、阶段和任务。将要完成什么。
  
• 时间： 计划和实际持续时间。耗时多久。
  
• 资源： 任务分配和产能。由谁来完成。
  
• 成本： 时间和资源的货币价值。花费了多少。
  

[p]大多数团队只停留在第一层。添加第二层在技术上并不难，但需要自律；只有当第二层数据值得信赖时，第三层和第四层才有意义。

让工时记录发挥作用

• 简化录入流程。 每天结束时填写的周计划表，比逐项任务使用秒表记录更有效。
  
• 阐明目的。[b]若将时间数据视为监控工具，数据往往会被虚报；若将其作为定价和工作负载平衡的依据，人们才会如实记录。
  
• [b]减少分类数量。[b]当人们需要在三十种任务类型中选择时，往往会总是选同一个。
  
• [b]限制追溯记录。[b]超过三天的时间无法准确回忆，而无法回忆的内容往往会被凭空编造。
  

计划与实际

[b]工时偏差。[b] 预估工时与实际工时之间的差距。如果偏差持续向同一方向偏移，问题出在估算方法上，而非团队本身。[p]

[p][b]范围偏差。[b]项目初期未定义的追加工作。将追加内容单独记录是能够就此开具发票的前提条件。[p]

[p][b]成本偏差。[b]预算成本与实际成本的对比。除非材料和分包商的支出也计入该项目，否则该数据不完整。

资源规划

• 每人每周净工作时间（扣除休假和公共假期）。
  
• 单个人员在所有项目中的工作负荷综合视图。
  
• 在规划阶段，当资源分配过载时触发警告。
  
• 基于技能的任务分配，当并非所有人员都能胜任所有任务时，此功能至关重要。
  

项目盈利能力

利润计算公式很简单：收入减去直接成本，再减去分摊的间接费用。难点在于收集这些输入数据：

• [b]收入： 合同金额加上任何变更令发票金额。
  
• 人工成本： 工时记录乘以人员的每小时成本。每小时成本并非毛薪；必须将雇主缴费以及可计费工时与总工时的比例纳入计算。
  
• 直接费用： 材料、分包商、差旅、许可证费用——由采购部门归入项目。
  
[*]间接费用分摊： 租金、管理费、基础设施费用，按收入或工时分摊。

与ERP系统对接

项目管理可以独立运行，但与ERP系统结合时才能体现其真正价值。采购订单会与项目关联，销售发票与项目收入匹配，人员成本则来自薪资系统。如果每月结账时手动在不同系统之间建立这些关联，将耗费数天时间。

简而言之

任务清单能告诉您工作是否完成。项目管理软件则能告诉您工作成本是多少。请按范围、时间、资源和成本的顺序构建这些层级——并且在时间数据可靠之前，请勿开启盈利能力报告功能。[p]

[p]我们可以利用Mekjoy项目管理软件，为您配置一套符合您项目结构的解决方案。