记账：正确设置客户账户

客户账户是记账的核心。当客户账户设置正确时，您可以随时了解哪些客户欠您多少钱、何时能收回款项，以及哪些客户存在风险。 然而，如果设置不当，您得到的就只是一个余额数字——而这个数字无法解答任何问题。

本文将阐述在建立应收账款结构时需要做出的决策。

应收账款卡片：使用单一卡片还是分开设立？

首要决策是针对与同一公司之间的不同交易，应开设多少张卡片：

• 既作为买方又作为卖方的公司。 从会计角度来看，开设单一账户并抵销借贷是切实可行的，但这会扭曲销售团队所看到的余额。开设独立账户并将抵销作为单独交易处理，则更为透明。
  
• 设有分支机构的客户。如果发票开具给总部，但货物交付至分支机构，则应设置一个包含多个收货地址的客户账户。
  
• 集团公司。不同的税号需要单独的客户账户。但是，必须定义母公司集团，以便在集团层面汇总风险限额。
  

税务编号必须是客户账户的唯一标识符。通过禁止系统开设第二个具有相同税务编号的账户，可以从源头上消除客户账户重复的问题。

到期日：余额的意义所在

仅凭总余额本身并不能传达任何信息。如果全部 100 单位的应收账款本周到期，情况则较为有利；如果六个月前就已到期，情况则较为不利。要了解这一点：

• 每张发票都必须填写到期日。[b]如果应收账款卡片中定义了“30天”等到期日规则，系统会在开具发票时自动计算。
  
• [b]收款必须与相应的发票进行匹配。[b] 从总余额中扣除的款项并不能表明是哪张发票已被结清。如果不进行匹配，账龄报告就失去了意义。
  
• [b]必须支持部分付款。 仅支付发票部分金额的情况很常见；系统必须根据到期日跟踪剩余金额。
  

风险限额与控制

风险管理应在接单时进行，而非在收款问题出现之后。一种可行的方法：

• 针对每位客户设定信用限额。 限额应根据担保和付款记录确定。
  
• 确保在下单时进行核查。 若超出限额，仍应记录订单，但需暂缓处理，待批准后再行处理。完全阻止订单会中断销售；而未发出任何警告则会增加风险。
  
• [b]单独监控逾期欠款。[b] 尚未达到信用额度但已拖欠三个月未付款的客户，其风险高于已达到信用额度但定期付款的客户。
  
• [b]监控担保。[b] 担保函和抵押贷款的到期日应触发警报。
  

支票和汇票

可转让票据的追踪是客户账户中的一个独立环节。必须追踪支票的整个生命周期：纳入投资组合、背书或提交银行托收、成功托收或因拒付而被退回。 拒付支票应自动重新记入客户账户；若需手动操作，则极易被遗漏。

将远期支票纳入现金流预测，正是“预会计”转变为“财务”的关键节点。

对账

活期账户对账是一项必须定期执行的任务，但在许多企业中却常被忽视。如果不进行对账，差异会不断累积，到年底时将无法解决。辅助措施：

• 能够通过系统批量生成对账函并通过电子邮件发送。
  
• 记录交易对手方的确认或异议。
  
[*]列出并追踪存在差异的账户。

现金与银行

应收账款分类账的对应科目是现金与银行。从银行对账单中自动读取并核对银行交易，是应收账款管理中最具时间节约效果的功能之一。无法核对的交易必须汇总到单独的清单中，并定期进行清算。

总结

记账不仅仅是开具发票。应使用税号唯一标识客户账户，在每张发票上明确注明付款期限，将收款与相关发票进行匹配，并在订单下达时实施风险控制。 一旦落实这四个要素，应收账款账龄分析和现金流预测将自动准确运行。

我们可以携手合作，利用 Mekjoy 的“应付账款与财务”解决方案，为您设计应收账款架构。