계약 체결 전 ERP 공급업체에 꼭 물어봐야 할 12가지 질문

ERP 데모는 다 비슷해 보입니다. 화면이 매끄럽게 전환되고, 샘플 데이터는 깔끔하며, 어떤 질문을 해도 “네, 가능합니다”라는 대답만 돌아옵니다. 실제로 공급업체를 차별화하는 것은 데모에서 보여주는 내용이 아니라, 직접 묻지 않으면 아무도 언급하지 않는 주제들입니다.

계약서에 서명하기 전에 다음 사항에 대한 서면 답변을 받아두세요. “가능합니다”는 답변이 아닙니다. “어떻게, 어느 정도의 기간 내에, 그리고 비용은 얼마인가요?”라고 추가로 물어보세요.

데이터 및 소유권

1. 데이터는 제 소유이며, 원할 때 언제든지 내보낼 수 있습니까? 대답은 ‘예’여야 하며, 형식도 명확해야 합니다. 데이터베이스 백업인가, 아니면 화면 수준의 스프레드시트 내보내기만 가능한가? 화면 내보내기만 제공하는 시스템을 떠나는 데는 막대한 비용이 듭니다.

2. 데이터는 어디에 저장되나요? 국내인가요, 해외인가요? 이는 규정 준수 의무를 수반합니다. 클라우드 호스팅인 경우, 백업 빈도와 복구 시간 약속을 서면으로 요청하십시오.

3. 계약이 종료되면 내 데이터는 어떻게 되나요? 접근 권한이 차단되기 전까지 얼마나 오랫동안 데이터를 다운로드할 수 있나요? 이 내용은 반드시 계약서에 명시되어야 합니다.

맞춤 설정 및 유연성

4. 비표준 요구 사항은 어떻게 처리되나요? 세 가지 경로가 있습니다: 설정 화면, 맞춤형 개발, 또는 “불가능”입니다. 데모 중에 구체적인 사례를 들어 귀하의 요구 사항이 어느 범주에 속하는지 확인해 보십시오.

5. 버전 업그레이드 시 사용자 정의 기능은 유지되나요? 이는 ERP 업계에서 가장 큰 비용 부담을 초래하는 예상치 못한 문제입니다. 핵심 코드를 수정하여 구현한 맞춤 설정은 업그레이드할 때마다 덮어쓰일 수 있습니다. 맞춤 설정이 어떻게 영향을 받는지 서면으로 문의하십시오.

6. 우리 팀에서 직접 화면과 보고서를 변경할 수 있나요? 공급업체에 따라 사소한 보고서 변경 하나에도 비용과 시간이 소요됩니다.

통합 기능

7. 어떤 시스템과 사전 구축된 통합 기능이 있습니까? 은행, 전자 청구서 발행 업체, 전자상거래 플랫폼, 마켓플레이스, 운송업체 및 생산 설비 등이 있습니다. "API가 있습니다"라는 말만으로는 충분하지 않습니다. 미리 구축된 커넥터와 처음부터 새로 구축하는 것 사이의 비용 차이는 상당합니다.

8. API 문서를 볼 수 있나요? 문서의 품질은 통합 프로젝트 소요 시간을 직접적으로 결정합니다. 열람을 거부당하는 것은 경고 신호입니다.

프로젝트 및 지원

9. 구현 팀은 누구로 구성되며, 해당 팀은 제 업종에서 몇 건의 프로젝트를 수행한 경험이 있나요? 영업팀과 구현팀은 대개 다른 구성원들로 이루어져 있습니다. 귀하의 프로젝트를 담당할 담당자의 이름과 실적에 대해 문의하십시오.

10. 지원 서비스는 실제로 어떻게 제공되나요? 지원 시간, 최초 응답 시간, 중대 사고의 정의, 문제 해결 약속 등 구체적인 내용을 확인하세요. 단순히 “연중무휴 24시간 지원”이라는 말만으로는 아무 의미가 없습니다.

11. 교육 내용은 무엇입니까? 교육 시간, 인원, 대면 또는 원격 방식, 그리고 시스템 가동 후에도 교육이 계속되는지 확인하십시오. 교육이 부족하면 잘 구현된 프로젝트도 실패로 보일 수 있습니다.

총 비용

12. 3년간의 총 비용을 서면으로 제공해 주시겠습니까? 라이선스 또는 구독료, 구축, 맞춤화, 교육, 통합, 연간 유지보수 및 사용자 추가 비용 등이 포함되어야 합니다. 구체적인 총 비용이 명시되지 않으면 공급업체를 비교할 수 없습니다.

데모를 올바르게 진행하기

일반적인 데모는 공급업체가 가장 잘하는 업무 흐름을 보여줍니다. 대신 다음과 같은 시나리오를 제시해 보세요:

• 자사의 제품 및 고객 목록에서 몇 가지 레코드를 보내고, 이를 바탕으로 데모를 진행해 달라고 요청하세요.
  
• 가장 복잡한 워크플로를 처음부터 끝까지 실행해 달라고 요청하세요. 예를 들어, 로트 추적 제품의 생산부터 출하까지의 과정을 요청할 수 있습니다.
  
• 예외 상황에 대해 물어보세요: 반품은 어떻게 처리되는지, 가격 차액 청구서는 어떻게 발행되는지, 수량 부족 배송은 어떻게 처리되는지 등.
  
[*]화면상의 보고서를 수정해 달라고 요청하세요. 소요 시간을 통해 진정한 유연성을 확인할 수 있습니다.

요약

ERP 선택은 단순히 기능 비교가 아니라, 장기적인 파트너십에 대한 결정입니다. 데이터에 대한 소유권, 사용자 정의 사항이 업그레이드 후에도 유지되는지 여부, 그리고 지원 약속은 화면이 어떻게 보이는지보다 훨씬 더 중요합니다.

Mekjoy에서는 이러한 모든 질문에 서면으로 답변해 드립니다. 귀사의 업무 프로세스에 맞춰 데모를 진행해 드리고 싶으시면 연락 주시기 바랍니다.