프로젝트 관리 소프트웨어: 작업 목록에서 마진으로

작업 추적 도구는 저렴하고 빠르게 도입됩니다. 문제는 완료된 프로젝트가 수익을 냈는지 여부를 알려주지 못한다는 점입니다. 작업 목록은 누가 무엇을 했는지만 보여줄 뿐, 얼마나 걸렸는지나 그 시간에 드는 비용은 보여주지 않습니다.

대행사, 소프트웨어 기업, 엔지니어링 및 도급 업체, 컨설팅 회사 등 프로젝트 기반 비즈니스에 있어 이는 가장 중요한 문제입니다. 이 글에서는 작업 추적에서 마진 추적으로의 전환에 대해 다룹니다.

네 가지 계층

• 범위: 프로젝트, 단계 및 작업. 무엇을 수행할 것인가.
  
• 시간: 계획 및 실제 소요 기간. 얼마나 걸렸는가.
  
• 자원: 배정 및 수용 능력. 누가 수행할 것인가.
  
• 비용: 시간과 자원의 금전적 가치. 비용이 얼마였는지.
  

대부분의 팀은 첫 번째 계층에서 멈춥니다. 두 번째 계층을 추가하는 것은 기술적으로 어렵지 않지만 규율이 필요합니다. 세 번째와 네 번째 계층은 두 번째 계층이 신뢰할 수 있게 된 후에야 비로소 의미를 갖습니다.

시간 기록의 효율성 높이기

• 기록을 간단하게 하세요. 하루가 끝날 때 작성하는 주간 일정이 작업별 스톱워치 기록보다 낫습니다.
  
• 목적을 명확히 설명하세요. 모니터링 도구로 제시되면 시간 데이터가 부풀려집니다. 가격 책정 및 업무량 균형 조정을 위한 자료로 제시되면 정직하게 입력됩니다.
  
• 분류 항목을 줄이세요. 30가지 작업 유형 중에서 선택해야 한다면, 사람들은 항상 같은 항목을 고르게 됩니다.
  
• 소급 입력을 제한하세요. 3일 이상 지난 시간은 정확히 기억해 낼 수 없으며, 기억나지 않는 부분은 임의로 만들어내게 됩니다.
  

계획 대비 실적

공수 편차. 예상 시간과 실제 소요 시간 간의 차이입니다. 이 차이가 지속적으로 한쪽으로 치우친다면, 문제는 팀이 아니라 추정 방법에 있습니다.

범위 편차. 초기 단계에서 정의되지 않았던 추가 작업입니다. 추가 작업을 별도로 기록하는 것은 해당 작업에 대한 청구서를 발행할 수 있는 전제 조건입니다.

비용 편차. 예산 비용과 실제 비용의 차이입니다. 자재비 및 하도급업체 비용이 프로젝트에 함께 계상되지 않으면 완전한 데이터가 아닙니다.

자원 계획

• 휴가 및 공휴일을 제외한 1인당 주간 활용도.
  
• 모든 프로젝트에 걸친 한 사람의 업무량을 종합적으로 보여주는 화면.
  
• 계획 수립 시 자원이 과도하게 배정되었을 때 표시되는 경고.
  
• 기술 기반 배정. 모든 인원이 모든 업무를 수행할 수 없는 경우 필수적입니다.
  

프로젝트 수익성

이익은 간단한 공식으로 계산됩니다: 매출에서 직접 비용과 배정된 간접비를 차감한 금액입니다. 문제는 입력값을 수집하는 데 있습니다:

• 매출: 계약 금액에 변경 지시서(change-order) 청구서를 더한 금액.
  
• 인건비: 작업 시간 기록에 1인당 시간당 비용을 곱한 금액. 시간당 비용은 총 급여가 아니며, 고용주 부담금과 청구 가능 시간 대비 총 근무 시간 비율을 반드시 반영해야 합니다.
  
• 직접 비용: 자재, 하도급비, 출장비, 라이선스 비용 등 — 구매 부서를 통해 프로젝트에 할당된 비용.
  
[*]간접비 배분: 임대료, 관리비, 인프라 비용 등을 매출액이나 근로 시간에 배분한 금액.

ERP 연동

프로젝트 관리는 독립적으로 운영될 수 있지만, ERP와 결합될 때 진정한 가치를 발휘합니다. 구매 주문서는 프로젝트에 할당되고, 판매 송장은 프로젝트 수익과 일치하며, 인건비는 급여 시스템에서 가져옵니다. 별도의 시스템 간에 이러한 연동을 수작업으로 구축하려면 매월 말마다 며칠이 소요됩니다.

요약

작업 목록은 업무가 완료되었는지 여부를 알려줍니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 해당 업무에 드는 비용을 알려줍니다. 범위, 시간, 자원, 비용 계층을 이 순서대로 구축하고, 시간 데이터가 신뢰할 수 있게 될 때까지는 수익성 보고서를 열지 마십시오.

Mekjoy 프로젝트 관리 솔루션을 통해 귀사의 프로젝트 구조에 맞는 설정을 구성해 드릴 수 있습니다.