契約前にERPベンダーに確認すべき12の質問
ERPのデモはどれも似たり寄ったりです。画面はスムーズに切り替わり、サンプルデータは整然としており、どんな質問にも「はい、それは可能です」という答えが返ってきます。 しかし、ベンダー間の真の違いは、デモで示される内容ではなく、あなたが尋ねない限り誰も触れない一連のトピックにあるのです。
契約を締結する前に、以下の点について書面での回答を得てください。「可能です」という回答だけでは不十分です。「どのように、どのくらいの期間で、どのくらいの費用で」と、さらに詳しく尋ねてください。
データと所有権
1. データは私の所有物ですか？また、いつでもエクスポートできますか？ 答えは「はい」であるべきですし、形式も明確である必要があります。データベースのバックアップなのか、それとも画面レベルのスプレッドシートへのエクスポートのみなのか？ 画面上のエクスポートのみを提供するシステムから移行する際は、多大なコストがかかります。
2. データはどこに保存されていますか？ 国内ですか、それとも海外ですか？これにはコンプライアンス上の義務が伴います。クラウドでホストされている場合は、バックアップの頻度と復旧時間の保証について、書面で確認してください。
3. 契約が終了した場合、データはどうなりますか？ アクセスが遮断されるまで、どのくらいの期間データをダウンロードできますか？これは契約書に明記されていなければなりません。
カスタマイズと柔軟性
4. 標準外の要件にはどのように対応されますか？ 対応方法は、設定画面での調整、カスタム開発、あるいは「対応不可」の3つがあります。デモの際、具体的な例を挙げて、ご自身の要件がどのカテゴリーに該当するかを確認してください。
5. カスタマイズ内容はバージョンアップ後も維持されますか？ これはERPの世界において、最もコストのかかる予期せぬ事態です。コアコードを修正して行われたカスタマイズは、アップグレードのたびに上書きされる可能性があります。カスタマイズがどのように影響を受けるか、書面で確認してください。
6. 自社のチームで画面やレポートを変更することはできますか？ ベンダーによっては、レポートのわずかな変更であっても、費用と時間がかかります。
システム連携
7. どのシステムと既成の連携機能がありますか？ 銀行、電子請求書プロバイダー、ECプラットフォーム、マーケットプレイス、配送業者、生産機械などです。 「APIがあります」というだけでは不十分です。既製のコネクタと一から構築する場合とでは、コストの差が甚大です。
8. APIのドキュメントを拝見できますか？ ドキュメントの質は、連携プロジェクトにかかる期間を直接左右します。閲覧を拒否される場合は、警戒すべきサインです。
プロジェクトとサポート
9. 導入チームには誰が参加し、私の業界でのプロジェクト実績はどれくらいありますか？ 営業チームと導入チームは通常、別の人員で構成されています。プロジェクトを統括する担当者の氏名と実績について尋ねてください。
10. サポートは実際にはどのように行われるのでしょうか？ 具体的に確認してください：サポート対応時間、初回応答時間、重大インシデントの定義、および解決への取り組みについて。「24時間365日サポート」という表現だけでは、何の意味もありません。
11. トレーニングの内容はどのようなものですか？ 時間数、対象人数、オンサイトかリモートか、そして本番稼働後も継続されるかどうかを確認してください。トレーニングが不十分だと、うまく導入されたプロジェクトでさえ失敗のように見えてしまいます。
総費用
12. 3年間の総コストを文書で提示していただけますか？ ライセンスまたはサブスクリプション、導入、カスタマイズ、トレーニング、システム連携、年間保守、およびユーザー追加にかかる費用です。具体的な総額が示されなければ、ベンダー間の比較はできません。
デモを適切に実施する
標準的なデモでは、ベンダーが最も得意とするワークフローが紹介されます。代わりに、ご自身のシナリオを提示してください：
- 自社の製品リストや顧客リストからいくつかのレコードを送り、それらを使ってデモを行ってもらうよう依頼してください。
- 最も複雑なワークフローを最初から最後まで実行してもらうよう依頼してください。例えば、ロット管理対象の製品が製造から出荷に至るまでのプロセスなどです。
- 例外処理について尋ねてください。返品はどのように処理されるのか、価格差の請求書はどのように発行されるのか、出荷不足はどのように処理されるのか、といった点です。
要約
ERPの選定は、単なる機能比較ではありません。それは長期的なパートナーシップに関する決定です。 データの所有権、カスタマイズ内容がアップグレード後も維持されるかどうか、そしてサポートへの取り組みは、画面の見た目よりもはるかに重要です。
Mekjoyでは、これらの質問すべてに書面で回答いたします。ご自身の業務プロセスに合わせたデモをご希望の場合は、お気軽にお問い合わせください。
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