Stok Sayımı Tutmuyorsa Sorun Depoda Değildir

Yıl sonu sayımında fark çıktığında ilk bakılan yer depo olur. Oysa farkın büyük kısmı depoda değil, kayıt düzeninde oluşur. Fiziksel mal doğru yerdedir; sistemdeki rakam yanlıştır. İkisi arasındaki boşluk, malın hareket ettiği an ile kaydın girildiği an arasındaki gecikmeden doğar.

Bu yazı, sayım farkının gerçek kaynaklarını ve farkı kalıcı olarak kapatmanın yolunu anlatıyor.

Farkın Gerçek Kaynakları

Kayıtsız çıkış. Numune verilen, sergiye gönderilen, üretimde denemeye harcanan veya personelin kullandığı mal. Fiziksel olarak gitmiştir, sistemde durmaktadır. Çoğu işletmede farkın en büyük kalemi budur.

Gecikmeli irsaliye. Mal sevk edilmiş ama irsaliye ertesi gün kesilmiştir. Sayım o gece yapılırsa fark çıkar. Tersi de olur: irsaliye kesilmiş ama mal hâlâ rampada beklemektedir.

Birim karmaşası. Aynı ürünün bir yerde koli, başka yerde adet olarak işlenmesi. Çevrim katsayısı tanımlı değilse fark katlanarak büyür.

Benzer ürün karışması. Aynı ürünün farklı renk, beden veya ebadının birbiri yerine sayılması. Toplam tutar ama kalem bazında tutmaz — ve asıl sorun budur.

İade ve fire. Müşteri iadesinin depoya girişinin yapılmaması veya hasarlı malın fire olarak düşülmemesi.

Birinci Çözüm: Hareketi Kaynağında Kaydetmek

Sayım farkını azaltmanın tek kalıcı yolu, kaydı malın hareket ettiği anda ve hareket ettiren kişinin yaptırmasıdır. Bunun pratik karşılığı:

• El terminali veya mobil barkod. Depo personeli, malı alırken okutur. Ofiste sonradan girilen kayıt her zaman gecikmelidir.
  
• Zorunlu hareket tipi. Numune, fire, iç kullanım gibi çıkışlar için ayrı hareket tipleri tanımlayın. Tanımlı olmayan çıkış, kayıtsız çıkışa dönüşür.
  
• Depo yerleşim kodu. Malın hangi rafta olduğunun sistemde durması, hem toplamayı hızlandırır hem sayımı kolaylaştırır.
  

İkinci Çözüm: Döngüsel Sayım

Yılda bir kez yapılan toplu sayım, farkı yılda bir kez gösterir — ve o noktada kaynağını bulmak imkânsızdır. Döngüsel sayım bunun yerine geçer:

• ABC sınıflandırması yapın. Ciro veya değerin %80'ini oluşturan ürünler A grubudur.
  
• Sıklığı gruba göre belirleyin. A grubu ayda bir, B grubu üç ayda bir, C grubu yılda bir sayılır.
  
• Günlük küçük partiler hâlinde sayın. Her gün 20-30 kalem, depoyu durdurmadan sayılabilir.
  
• Farkı aynı gün araştırın. Fark taze olduğunda kaynağı bulunabilir; üç ay sonra bulunamaz.
  

Parti ve Seri Takibi

Gıda, kimya, ilaç, kozmetik ve yedek parça sektörlerinde parti/seri takibi yalnız stok doğruluğu için değil, geri çağırma yükümlülüğü için de gereklidir. Sistemden beklenecekler:

• Girişte parti numarası ve son kullanma tarihinin zorunlu olması.
  
• Çıkışta ilk giren ilk çıkar (FIFO) veya son kullanma tarihine göre otomatik parti önerisi.
  
• Bir partinin hangi müşterilere, hangi irsaliyelerle gittiğinin tek tuşla listelenmesi.
  
[*]Son kullanma tarihi yaklaşan partilerin uyarı üretmesi.

Stok Maliyeti

Sayım doğru olsa bile maliyet yanlışsa kârlılık raporu yanlış çıkar. Maliyet yönteminizi bilinçli seçin ve değiştirmeyin: ağırlıklı ortalama çoğu işletme için yeterlidir ve yönetimi kolaydır; FIFO, fiyatların hızlı değiştiği dönemlerde daha gerçekçi sonuç verir.

Maliyete dâhil edilmesi gerekenler çoğu zaman atlanır: nakliye, gümrük, sigorta ve varsa montaj gideri. Bunlar mal bedeline eklenmezse brüt kâr olduğundan yüksek görünür.

Kritik Stok ve Sipariş Noktası

Stok yönetiminin amacı yalnız doğru saymak değil, doğru miktarda tutmaktır. Sipariş noktası hesabı için üç veri gerekir: ortalama günlük tüketim, tedarik süresi ve emniyet stoğu. Bu üçü sistemde tanımlıysa, sipariş önerisi otomatik üretilir ve "bitti, acil alalım" telaşı ortadan kalkar.

Özetle

Sayım farkı bir depo sorunu değil, bir kayıt zamanlaması sorunudur. Hareketi kaynağında ve o anda kaydedin, kayıtsız çıkışlara hareket tipi tanımlayın, döngüsel sayıma geçin. Bu üçü uygulandığında yıl sonu sayımı bir sürpriz olmaktan çıkar.

Depo yapınıza uygun bir stok kurgusu için Mekjoy Stok ve Depo Yönetimi çözümünü inceleyelim.