Dış Ticaret Yönetimi: Maliyeti Gümrükten Sonra Öğrenmemek

İthalat yapan işletmelerin ortak sorunu şudur: malın gerçek maliyeti, mal depoya girdikten haftalar sonra netleşir. O zamana kadar satış yapılmış, fiyat verilmiş, hatta kampanya düzenlenmiştir. Sonradan gelen navlun ve gümrük faturaları maliyeti yukarı çeker ve kârlılık sanıldığından düşük çıkar.

Bu yazı, dış ticaret süreçlerini takip edilebilir hâle getirmenin ve maliyeti doğru zamanda bilmenin yolunu anlatıyor.

Yükleme Dosyası: Sürecin Omurgası

Dış ticarette takip birimi sipariş değil, yükleme dosyasıdır. Bir dosya, tek bir sevkiyata ait tüm belge ve maliyetleri bir arada tutar:

• Ticari belgeler: Proforma, sipariş teyidi, ticari fatura, çeki listesi.
  
• Taşıma belgeleri: Konşimento veya hamule senedi, sigorta poliçesi.
  
• Gümrük belgeleri: Beyanname, menşe şahadetnamesi, varsa dolaşım belgesi.
  
• Maliyet kalemleri: Mal bedeli, navlun, sigorta, gümrük vergisi, ardiye, gümrük müşavirliği, iç nakliye, banka masrafları.
  
• Durum bilgisi: Yüklendi, yolda, limanda, gümrükte, depoda.
  

Bu dosya sistemde tanımlıysa, mal daha yoldayken tahmini maliyeti hesaplanabilir. Belgeler klasörlerde ve maliyetler ayrı bir tabloda duruyorsa hesaplanamaz.

Maliyet Dağıtımı

Bir yüklemede birden fazla ürün varsa, ortak giderlerin ürünlere dağıtılması gerekir. Dağıtım anahtarı, gider kalemine göre değişir:

• Navlun: Genellikle hacim (metreküp) veya ağırlık üzerinden. Hangisinin kullanıldığı taşıma sözleşmesinde bellidir.
  
• Sigorta: Mal bedeli üzerinden.
  
• Gümrük vergisi: Ürün bazında GTİP koduna göre farklı oranlar uygulanır; toplu dağıtım yanlış olur, kalem bazında hesaplanmalıdır.
  
• Gümrük müşavirliği ve dosya masrafları: Mal bedeli veya kalem sayısı üzerinden.
  
• İç nakliye ve ardiye: Ağırlık veya hacim üzerinden.
  

Kur Farkı

Döviz cinsinden yapılan alımda maliyet, hangi kurdan kaydedileceğine bağlıdır. Karar noktaları:

• Kayıt kuru: Fatura tarihi mi, gümrük beyanname tarihi mi? Vergi mevzuatı açısından beyanname tarihindeki kur esas alınır.
  
• Ödeme kuru: Vadeli alımda ödeme günündeki kur farklıdır. Aradaki fark, kur farkı gideri veya geliri olarak kaydedilir.
  
• Değerleme: Dönem sonunda kapatılmamış döviz borçları yeniden değerlenir.
  

Kur farkının ürün maliyetine mi yoksa doğrudan gider hesabına mı yazılacağı, muhasebe politikanızın bir parçasıdır ve tutarlı uygulanmalıdır.

İhracat Tarafı

İhracatta takip edilmesi gerekenler farklıdır:

• Teslim şekli (Incoterms): Hangi masrafın kime ait olduğunu belirler; fiyatlamanın temelidir. Aynı ürün için farklı teslim şekillerinde farklı fiyat listeleri gerekir.
  
• Ödeme yöntemi: Peşin, mal mukabili, vesaik mukabili veya akreditif. Akreditifte belge şartlarına birebir uyum zorunludur; tek harf hatası ödemeyi durdurur.
  
• Akreditif vade takibi: Yükleme ve belge ibraz süreleri kaçırılırsa akreditif geçersizleşir. Bu tarihlerin uyarı üretmesi şarttır.
  
• İhracat teşvikleri: Varsa, ilgili belge ve süre takibi.
  

ERP ile Bağlantı

Dış ticaret modülünün ERP içinde olmasının somut faydaları:

• Yükleme maliyeti kesinleştiğinde stok maliyeti otomatik güncellenir.
  
• Yoldaki mal, stok raporlarında ayrı bir kalem olarak görünür — satın alma planlaması buna göre yapılır.
  
• Döviz borçları nakit projeksiyonuna kur tahminiyle dâhil edilir.
  
[*]GTİP bazlı vergi oranları ürün kartında tutulur, her yüklemede yeniden aranmaz.

Özetle

Dış ticaretin maliyeti mal bedelinden ibaret değildir ve gecikmeli öğrenilen maliyet, yanlış fiyatlama demektir. Yükleme dosyası kurgusunu oturtun, ortak giderleri kalem bazında doğru anahtarla dağıtın, tahmini maliyeti baştan girip gerçekleşenle güncelleyin.

İthalat ve ihracat süreçlerinizi Mekjoy Dış Ticaret çözümüyle tek dosyada toplayabiliriz.