Ön Muhasebe: Cari Hesabı Doğru Kurmak

Ön muhasebenin kalbi cari hesaptır. Cari doğru kurulduğunda kimden ne kadar alacağınızı, ne zaman tahsil edeceğinizi ve hangi müşterinin risk oluşturduğunu her an görürsünüz. Yanlış kurulduğunda ise elinizde yalnız bir bakiye rakamı kalır — ve o rakam hiçbir soruya cevap vermez.

Bu yazı, cari yapısını kurarken alınması gereken kararları anlatıyor.

Cari Kartı: Tek Kart mı, Ayrı Kart mı

İlk karar, aynı firmanın farklı ilişkileri için kaç kart açılacağıdır:

• Hem alıcı hem satıcı olan firmalar. Tek kart açıp borç-alacak mahsubu yapmak muhasebe açısından pratiktir ama satış ekibinin gördüğü bakiyeyi bozar. Ayrı kart açıp mahsubu ayrı bir işlemle yapmak daha şeffaftır.
  
• Şubeli müşteriler. Fatura merkeze kesiliyor ama sevkiyat şubelere yapılıyorsa, tek cari + çoklu sevk adresi doğru kurgudur.
  
• Grup şirketleri. Ayrı vergi numarası, ayrı cari. Ancak risk limitinin grup bazında toplanabilmesi için bir üst grup tanımı gerekir.
  

Vergi numarası, cari kartın benzersiz anahtarı olmalıdır. Aynı vergi numarasıyla ikinci kart açılmasının sistem tarafından engellenmesi, mükerrer cari sorununu kaynağında keser.

Vade: Bakiyenin Anlam Kazandığı Yer

Toplam bakiye tek başına bilgi taşımaz. 100 birim alacağın tamamı bu hafta vadeliyse durum iyidir; altı ay önce vadesi geçmişse durum kötüdür. Bunu görebilmek için:

• Her faturaya vade tarihi girilmelidir. "30 gün" gibi bir vade kuralı cari kartında tanımlıysa, fatura kesildiğinde otomatik hesaplanır.
  
• Tahsilat faturayla eşleştirilmelidir. Toplu bakiyeden düşülen tahsilat, hangi faturanın kapandığını göstermez. Eşleştirme yapılmazsa yaşlandırma raporu anlamsızlaşır.
  
• Kısmi tahsilat desteklenmelidir. Faturanın bir kısmının ödenmesi yaygındır; sistem kalan tutarı vadeli takip etmelidir.
  

Risk Limiti ve Kontrol

Risk yönetimi, tahsilat sorunu çıktıktan sonra değil, sipariş alınırken yapılır. Uygulanabilir kurgu:

• Müşteri bazında limit tanımlayın. Limit, teminat ve ödeme geçmişine göre belirlenir.
  
• Sipariş anında kontrol ettirin. Limit aşımında sipariş kaydedilebilsin ama onaya düşsün. Tamamen engellemek satışı durdurur; hiç uyarmamak riski büyütür.
  
• Vadesi geçmiş bakiyeyi ayrı kontrol edin. Limiti dolmamış ama üç aydır ödemeyen müşteri, limiti dolmuş ama düzenli ödeyenden daha risklidir.
  
• Teminatları takip edin. Teminat mektubu ve ipotek bitiş tarihleri uyarı üretmelidir.
  

Çek ve Senet

Kıymetli evrak takibi, cari hesabın ayrı bir katmanıdır. Bir çekin yaşam döngüsü izlenmelidir: portföye giriş, ciro veya bankaya tahsile verme, tahsil edilme veya karşılıksız çıkma. Karşılıksız çıkan çekin cariye geri yüklenmesi otomatik olmalıdır; elle yapılırsa unutulur.

Vadeli çeklerin nakit akışı projeksiyonuna dâhil edilmesi, ön muhasebenin finansa dönüştüğü noktadır.

Mutabakat

Cari mutabakatı, dönemsel olarak yapılması gereken ama çoğu işletmede ihmal edilen bir iştir. Mutabakat yapılmadığında farklar birikir ve yıl sonunda çözülemez hâle gelir. Kolaylaştırıcılar:

• Mutabakat mektubunun sistemden toplu üretilip e-posta ile gönderilebilmesi.
  
• Karşı tarafın onay veya itirazının kayıt altına alınması.
  
[*]Fark çıkan carilerin listelenip takibe alınması.

Kasa ve Banka

Cari hesabın karşı ayağı kasa ve bankadır. Banka hareketlerinin ekstre üzerinden otomatik okunup eşleştirilmesi, ön muhasebede en çok zaman kazandıran özelliklerden biridir. Eşleştirilemeyen hareketlerin ayrı bir listede birikmesi ve düzenli temizlenmesi gerekir.

Özetle

Ön muhasebe, fatura kesmekten ibaret değildir. Cari kartını vergi numarası üzerinden tekilleştirin, her faturaya vade yazın, tahsilatı faturayla eşleştirin ve risk kontrolünü sipariş anına taşıyın. Bu dördü kurulduğunda yaşlandırma ve nakit projeksiyonu kendiliğinden doğru çalışır.

Mekjoy Ön Muhasebe & Finans çözümüyle cari yapınızı birlikte kurgulayabiliriz.