ERP Seçerken Satıcıya Sorulacak 12 Soru

ERP demoları birbirine benzer. Ekranlar akıcıdır, örnek veri düzgündür, her soruya "evet, yapılabiliyor" cevabı gelir. Ayrımı yaratan şey, demoda gösterilenler değil, sorulmadığı sürece hiç konuşulmayan konulardır.

Aşağıdaki sorular, sözleşmeyi imzalamadan önce yazılı cevap almanız gereken başlıklardır. "Yapılabiliyor" cevabı yeterli değildir; "nasıl, ne kadar sürede ve ne bedelle" diye devam edin.

Veri ve Sahiplik

1. Verim bana ait mi ve istediğim an dışarı alabilir miyim? Cevap "evet" olmalı ve hangi formatta (veri tabanı yedeği mi, yoksa yalnız Excel dışa aktarım mı) olduğu netleşmeli. Yalnız ekran bazlı dışa aktarım sunan bir sistemden çıkmak çok pahalıdır.

2. Veriler nerede tutuluyor? Sunucu yurt içinde mi, yurt dışında mı? KVKK açısından bu bir kayıt yükümlülüğüdür. Bulut kullanılıyorsa yedekleme sıklığı ve geri dönüş süresi taahhüdünü isteyin.

3. Sözleşme biterse verime ne olur? Erişimin kesilmesinden önce ne kadar süre veri indirebilirsiniz? Bu süre yazılı olmalıdır.

Uyarlama ve Esneklik

4. Standart dışı isteklerim nasıl karşılanıyor? Üç yol vardır: ayar ekranından yapılandırma, ek geliştirme, ya da "yapılamaz". İhtiyacınızın hangi kategoriye düştüğünü demo sırasında somut örnekle test edin.

5. Yapılan uyarlamalar sürüm güncellemesinde korunuyor mu? Bu, ERP dünyasının en pahalı sürprizidir. Çekirdek kodu değiştirilerek yapılan uyarlamalar, her güncellemede yeniden yazılabilir. Uyarlamaların güncellemeden nasıl etkilendiğini yazılı isteyin.

6. Ekran ve rapor değişikliğini kendi ekibim yapabilir mi? Her küçük rapor değişikliği için satıcıya bağımlı olmak, hem maliyet hem zaman kaybıdır.

Entegrasyonlar

7. Hangi sistemlerle hazır entegrasyonu var? Banka, e-Fatura özel entegratörü, e-ticaret altyapısı, pazaryerleri, kargo firmaları ve varsa üretim makineleri. "API var" cevabı yeterli değil; hazır bağlantı ile sıfırdan geliştirme arasında ciddi maliyet farkı vardır.

8. API dokümantasyonunu görebilir miyim? Dokümantasyonun kalitesi, entegrasyon projelerinin süresini doğrudan belirler. Görmenize izin verilmiyorsa bu bir uyarı işaretidir.

Proje ve Destek

9. Kurulum ekibinde kim olacak ve benim sektörümde kaç proje yaptılar? Satış ekibi ile kurulum ekibi genellikle farklıdır. Projeyi yönetecek kişinin adını ve referanslarını isteyin.

10. Destek nasıl çalışıyor? Somut isteyin: destek saatleri, ilk yanıt süresi, kritik arıza tanımı ve çözüm taahhüdü. "7/24 destek" ifadesi tek başına bir şey ifade etmez.

11. Eğitim kapsamı ne? Kaç saat, kaç kişi, yerinde mi uzaktan mı, canlıya geçiş sonrası devam ediyor mu? Eğitim eksikliği, iyi kurulmuş projeleri bile başarısız gösterir.

Toplam Maliyet

12. Üç yıllık toplam maliyeti yazılı verir misiniz? Lisans veya abonelik, kurulum, uyarlama, eğitim, entegrasyon, yıllık bakım ve kullanıcı ekleme bedeli dâhil. Tek bir rakam görmeden karşılaştırma yapamazsınız.

Demoyu Doğru Yönetmek

Standart demo, satıcının en güçlü olduğu akışı gösterir. Bunun yerine kendi senaryonuzu verin:

• Kendi ürün ve cari listenizden birkaç kayıt gönderin, demoyu onlarla yapsınlar.
  
• En karmaşık iş akışınızı baştan sona canlı işletmelerini isteyin — örneğin parti takipli bir ürünün üretimden sevkiyata kadar yolculuğunu.
  
• İstisna durumları sorun: iade nasıl işleniyor, fiyat farkı faturası nasıl kesiliyor, eksik sevkiyat nasıl kapatılıyor?
  
[*]Bir raporu ekranda değiştirmelerini isteyin. Süre, gerçek esnekliği gösterir.

Özetle

ERP seçimi bir özellik listesi karşılaştırması değildir; uzun süreli bir iş ortaklığı kararıdır. Verinizin sahipliği, uyarlamaların güncellemeye dayanıklılığı ve destek taahhüdü, ekranların güzelliğinden çok daha belirleyicidir.

Mekjoy olarak bu soruların hepsine yazılı cevap veriyoruz. Kendi süreçlerinizle bir demo planlamak isterseniz bize ulaşın.