회계: 고객 계정 올바르게 설정하기

고객 계정은 회계의 핵심입니다. 고객 계정을 올바르게 설정하면, 누가 얼마를 빚지고 있는지, 언제 대금을 회수할 수 있는지, 그리고 어떤 고객이 위험 요인이 되는지 언제든지 파악할 수 있습니다. 반면, 잘못 설정하면 잔액 수치만 남게 되며, 그 수치만으로는 어떤 질문에도 답할 수 없습니다.

이 글에서는 매출채권 구조를 설정할 때 내려야 할 결정 사항들을 설명합니다.

매출채권 카드: 단일 카드인가, 별도 카드인가?

첫 번째 결정 사항은 동일한 회사와의 다양한 거래에 대해 몇 개의 카드를 개설할 것인가 하는 것입니다:

• 구매자이자 판매자 역할을 동시에 수행하는 기업. 단일 계정을 개설하고 차변과 대변을 상계 처리하는 것은 회계적 관점에서 실용적이지만, 영업팀이 확인하는 잔액을 왜곡시킵니다. 별도의 계정을 개설하고 상계 처리를 별도의 거래로 수행하는 것이 더 투명합니다.
  
• 지점을 보유한 고객. 청구서가 본사로 발행되지만 지점으로 배송되는 경우, 여러 배송 주소를 가진 단일 고객 계정을 설정하는 것이 올바른 방식입니다.
  
• 그룹 계열사. 별도의 세금 번호가 있는 경우 별도의 고객 계정이 필요합니다. 그러나 그룹 수준에서 위험 한도를 통합할 수 있도록 모그룹 정의가 필요합니다.
  

세무 번호는 고객 계정의 고유 식별자여야 합니다. 시스템이 동일한 세무 번호로 두 번째 계정을 개설하지 못하도록 방지하면, 고객 계정이 중복 생성되는 문제를 근원적으로 해결할 수 있습니다.

만기일: 잔액이 의미를 갖는 시점

총 잔액만으로는 정보를 파악할 수 없습니다. 100단위의 미수금 전액이 이번 주에 만기된다면 상황은 양호한 반면, 6개월 전에 만기되었다면 상황은 불리합니다. 이를 확인하려면:

• 모든 청구서에는 만기일을 반드시 입력해야 합니다. 미수금 카드에 ‘30일’과 같은 만기일 규칙이 정의되어 있다면, 청구서 발행 시 자동으로 계산됩니다.
  
• 지급 내역은 해당 청구서와 반드시 대조되어야 합니다. 총 잔액에서 차감된 입금 내역만으로는 어떤 청구서가 결제되었는지 알 수 없습니다. 대조 작업이 이루어지지 않으면 미수금 기간별 보고서는 의미가 없어집니다.
  
• 부분 결제를 지원해야 합니다. 청구서 금액의 일부만 결제되는 경우가 흔하므로, 시스템은 만기일을 기준으로 잔액을 추적해야 합니다.
  

위험 한도 및 통제

리스크 관리는 대금 회수 문제가 발생한 후가 아니라 주문을 접수하는 시점에 수행되어야 합니다. 실행 가능한 접근 방식은 다음과 같습니다:

• 고객별로 한도를 설정하십시오. 한도는 담보 및 결제 이력을 바탕으로 결정됩니다.
  
• 주문 접수 시점에 반드시 검증을 실시하십시오. 한도를 초과한 경우에도 주문은 기록하되, 승인이 나올 때까지 보류 상태로 두어야 합니다. 주문을 완전히 차단하면 판매가 중단되며, 어떠한 경고도 주지 않으면 위험이 커집니다.
  
• 연체 잔액을 별도로 모니터링하십시오. 한도를 초과하지는 않았으나 3개월 동안 대금을 지급하지 않은 고객은, 한도를 초과했으나 정기적으로 대금을 지급하는 고객보다 더 큰 위험을 초래합니다.
  
• 보증서를 모니터링하십시오. 보증서 및 저당권의 만료일이 도래하면 경고가 발령되어야 합니다.
  

수표 및 어음

양도성 유가증권의 추적은 고객 계좌의 별도 관리 영역입니다. 수표의 수명 주기(포트폴리오 등록, 배서 또는 은행에 제출하여 수금, 수금 또는 부도 반환)를 반드시 추적해야 합니다. 부도 수표가 고객 계좌에 재입력되는 과정은 자동으로 이루어져야 하며, 수동으로 처리할 경우 누락될 가능성이 높습니다.

기일 지정 수표를 현금 흐름 예측에 포함시키는 시점이 바로 사전 회계가 재무 관리로 전환되는 지점입니다.

계정 조정

당좌계좌 조정은 주기적으로 수행해야 하는 업무이지만, 많은 기업에서 종종 소홀히 다루어집니다. 조정을 수행하지 않으면 불일치가 누적되어 연말이 되면 해결하기 불가능해집니다. 지원 기능:

• 시스템에서 대차대조 명세서를 일괄 생성하여 이메일로 발송할 수 있는 기능.
  
• 거래 상대방의 승인 또는 이의 제기를 기록하는 기능.
  
[*]차이가 발생한 계정을 목록화하고 추적하는 기능.

현금 및 예금

매출채권 원장의 상대 계정은 현금 및 예금입니다. 명세서에서 은행 거래 내역을 자동으로 읽어와 대조하는 기능은 매출채권 관리에서 가장 많은 시간을 절약해 주는 기능 중 하나입니다. 대조가 불가능한 거래는 별도의 목록에 모아두고 정기적으로 정산해야 합니다.

요약

부기 업무는 단순히 청구서를 발행하는 것만이 아닙니다. 세금 번호를 사용하여 고객 계정을 고유하게 식별하고, 모든 청구서에 결제 기한을 명시하며, 입금 내역을 관련 청구서와 대조하고, 주문 시점에 위험 관리를 실시해야 합니다. 이 네 가지 요소가 제대로 갖춰지면, 미수금 기간 분석과 현금 흐름 예측이 자동으로 정확하게 이루어집니다.

Mekjoy의 ‘매입채무 및 재무’ 솔루션을 활용하여 귀사의 미수금 구조를 함께 설계해 드릴 수 있습니다.